Da’ halatu’? Cât e halatu’? Discuție antreprenorială despre NIR-uri

NIR-ul este una din hârtiile care îi scoate din minți pe antreprenori. Din păcate, este un document obligatoriu la achiziția de bunuri și are un rol important în recepție, în constatarea de diferențe, în stabilirea prețului de vânzare și în calculul adaosului comercial.

Ce este NIR-ul?

Denumirea lui exactă este Nota de recepție si constatare de diferențe și se intocmește de către gestionar la achiziția de bunuri și mărfuri.

Ce roluri are NIR-ul și la ce te poate ajuta?

  1. Rolul de depistare a diferențelor la livrarea de bunuri din partea furnizorului. Gestionarul verifică avizul sau factura cu care s-a făcut livrarea și constată diferențele de cantitate sau de calitate. Este folosit ca probă în reglarea cu furnizorul, cât și instanță în caz de litigiu.
  2. Rolul de intrare în gestiune, atunci când ai numit un gestionar și îi este verificat stocul. Îți amintesc că nu factura este documentul pe baza căreia se face intrarea, ci NIR-ul, iar factura merge la departamentul de contabilitate. De asemenea, este documentul solicitat de organele de control, pentru verificarea provenienței, vechimii si calității achiziției bunurilor sau mărfurilor.
  3. Rolul de intrare în patrimoniu, de stabilire a prețului de vânzare, de calcul a adaosului comercial și de ajutor în calcului descărcării de gestiune. Prețurile de vânzare nu se trec pe factură, scrise cu pixul și făcuți tot felul de porcușori mâzgăliți,  cum am văzut de prea multe ori, ci se trec pe NIR, cum spuneam.

Când este obligatoriu?

NIR-ul este obligatoriu de întocmit la achiziția:

  • bunurilor materiale care fac parte din gestiuni diferite, cuprinse într-o factura sau aviz de însoțire a mărfii;

  • bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;

  • bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

  • bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare;

  • bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție;

  • mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenta se tine la preț de vânzare cu amănuntul sau en gros.

E adevărat că am trăit situații care m-au făcut să mă închin cu două mâini, când organele de control au solicitat NIR pentru intrarea în gestiune a mijloacelor fixe achiziționate prin fonduri europene. Sau în cazul unui dosar de autorizare a unui magazin în regim Tax-Free, când doamna de la ANAF ne-a cerut NIR pentru casa de marcat (sper sa citească acest articol).

Ce este de reținut?

  1. NIR-ul este documentul primar, care se întocmește de către gestionar sau administrator, la fața locului si nu de către contabil.
  2. Pe lângă faptul că este un document obligatoriu, este un document care te poate scăpa din belele.
  3. Nu e cazul să îl completezi de mână, sunt o mulțime de softuri care te pot ajuta în acest sens, așa că nu mai are rost să îți povestesc cum se întocmește, că doar suntem în era tehnologizării. Îți recomand Smartbill cu acces în cloud, la orice oră din zi și din noapte, pentru tine și contabilul tău.
  4. Este obligatorie prezența unui exemplar la punctul de lucru unde se află gestiunea. Amenda pentru neprezentarea NIR-ului la solicitarea organelor de control este de 2.000 lei.

Încearcă să gândești la nivel mare, chiar dacă acum tu centrezi, tu dai cu capul și multe hârtii sunt o corvoadă pentru tine. Când afacerea ta va crește, vei ști “DE CE-ul” din spatele hârtiilor. Nu-i așa că acum lucrurile au sens?

Am scris aici despre registrul de casă, iar seria lectiilor antreprenoriale va continua, așa că lasă-mi un mesaj cu subiectele care te interesează.

Trimite-mi un email la valentina.saygo@askfor.ro dacă vrei să stabilim o ședință de consultanță.

Foto credit: Marius Donici, arhiva Ask for Accounting

Dă share dacă ți-a fost de folos și îți mulțumesc pentru asta!

Dacă vrei să ținem legătura, apasă subscribe!

 

 

Distribuie Aceasta Postare

Mijloacele fixe – la sfarsit de an fiscal si nu numai

Nu vreau sa te bag in definitii din carti si din manuale, insa vreau sa te ajut sa intelegi care e treaba cu mijloacele fixe.

Mijloacele fixe sunt acele bunuri care au o valoare mai mare de 2.500 lei si o durata de functionare mai mare de un an.

Nu te gandi la durata de functionare strict ca o durata de viata a respectivului bun si nu te uita la perforatorul vechi de 5 ani, care a costat 100 lei. Acest termen este reglementat legal in calculul amortizarii fiscale, pe baza nomenclatorului mijloacelor fixe. In functie de aceasta durata, se calculeaza amortizarea lunara, respectiv bucatica de suma care intra pe cheltuiala pana la amortizarea integrala. 

Amortizarile in teorie sunt de 3 feluri: accelerata, degresiva si liniara. Insa te rog sa le uiti pe primele doua si sa o iei in calcul doar pe cea de-a treia. De ce? Pentru ca avem reglementata legal distinctia clara intre amortizarea fiscala si amortizarea  contabila. 

Asta e treaba contabilului, sa iti stabileasca durata de functionare si sa calculeze amortizarea lunara. Treaba ta este ca o data pe an sa faci inventarierea patrimoniului si sa vezi ce mai ai functional din registrul mijloacelor fixe.

De asemenea, iti recomand sa scoti din gestiune mijloacele fixe amortizate integral si care nu mai sunt in stare de functionare, iar aici ma refer la laptopul stricat din fundul dulapului.

Cum se scoate din gestiune un mijloc fix? Faci un proces verbal de casare, iar contabilul va sti ce are de facut. Nu trebuie sa iti bati capul, insa nici el nu poate face tot ce il taie capul. Bilantul tau trebuie sa fie oglinda patrimoniului si e indicat sa nu reflecte laptopul stricat din dulap. 

La sugestia Monicai Ivan (careia ii multumesc), recomand casarea sa fie facuta prin predarea echipamentelor electonice stricate, catre unitatile colectoare, in vederea reciclarii. Veti primi un proces verbal de preluare, de care cei de la mediu s-ar putea arata interesati.

Si iti mai dau un sfat. Stai de vorba cu contabilul tau privind planurile de viitor. Durata de functionare puteti sa o alegeti impreuna, pentru ca de multe ori ea figureaza ca un interval si e important pentru el sa stie pe care sa o aleaga, cea minima sau cea maxima. De exemplu, un autoturism are o durata de functionare intre 4-6 ani. Daca esti la inceput de drum si e important ca la sfarsitul anului sa iesi pe profit, alege durata mai lunga, fiscul nu se supara. Daca afacerea duduie, atunci poti alege durata cea mai scurta, pentru a recupera cat mai rapid investitia facuta. 

Este foarte importanta comunicarea pe care o ai cu contabilul. Si nu de putine ori un contabil apeleaza la doctor google, ca sa inteleaga ce a achizitionat contribuabilul. Mi s-a intamplat sa caut un utilaj al unui client, pentru ca el il botezase intr-un fel, iar pe factura scria cu totul si cu totul altceva. Si iti mai dau un exemplu, daca imi promiti ca nu o sa razi. Cautam un kit pentru o combina agricola, insa pe factura scria “chit”, iar eu am crezut ca este material de constructie. 

Ideal ar fi sa iti intocmesti un dosar al mijloacelor fixe, ori de cate ori achizitionezi astfel de bunuri, in care sa ai urmatoarele documente:

  • factura de achizitie (copie, originalul ajunge la contabilitate)
  • certificatul de garantie
  • alte documente de provenienta 
  • carte de identitate
  • carte de service sau revizie tehnica
  • fisa mijlocului fix 

Acest dosar se va dovedi util in multe situatii, fara sa cauti de innebunesti in arhiva. Este bun atunci cand se strica bunul, cand are nevoie de evaluare, de revizie, cand poate fi pus ca garantie pentru un credit, cand il casezi sau il vinzi.

Inventarierea mijloacelor fixe face parte din seria de operatiuni pe care le ai de facut la inceput de an, despre care am scris mai multe aici.

Si inca ceva, nu mai lasa certificatele de garantie atasate la factura. Pune-le la dosarul despre care tocmai ti-am zis.  

Foto credit: Valentina Saygo 

Distribuie Aceasta Postare