Dragă antreprenorule, cum decontezi cheltuielile?

La sfârșitul lunii vine momentul ăla, când te scotocești în buzunare, portofel și torpedou după hârtiuțe și bonulețe, ca să duci actele la contabilă, că mereu te bate la cap! Faci un vraf mare și le arunci într-o pungă de Mega, să-și aleagă! Pentru că linsul bonurilor fiscale este una din activitățile preferate ale contabililor, ei mereu găsesc ceva savuros/gustos pe dosul peticelor de hârtie. 

Recomandări în pregătirea documentelor lunare:

  1. Stabilește-ți un loc acasă sau la birou unde să strângi lunar hârtiile contabile. Că este un sertar, o cutie de pantofi, o tăviță pentru documente, o mapă cu capsă sau zip, pune-le acolo zilnic, săptămânal și nu doar o dată pe lună. 
  2. Nu lăsa bonurile fiscale pe hârtie termică în torpedoul mașinii, mai ales în sezonul estival, pentru că nu se va mai putea citi nimic de pe ele. Devin „simpatice” din cauza căldurii și sumele dispar ca vrăjite. 
  3. Nici bonurile din portofel nu au o viață mai bună, mai ales dacă îl porți în buzunarul de la spate și transpiri mult! Umezeala și parfumul vor avea efect maxim!
  4. Netezește-le un pic, nu le duce sub formă de movilă/munte/grămadă. Nu a zis nimeni să le calci cu fierul, dar dacă le lași așa, par mai multe decât sunt, iar contabila o să-ți crească tariful (glumesc, dar nu e glumă).
  5. Dacă ești plătitor de TVA, solicită bon fiscal cu CUI, ca să ți se deducă TVA-ul de pe acel bon. Dacă nu esti plătitor de TVA, nu-ți bate capul, dar solicită bonul fiscal. 
  6. Dacă valoarea cumpăraturilor depășește echivalentul a 100€, cere factură. Bine, comerciantul e obligat să îți dea factură indiferent de valoarea cumpărăturilor. Mai ales dacă ești înscris in scopuri de TVA.
  7. Evită să plătești cu cardul de firmă cheltuieli personale, de genul berea cu prietenii, anticoncepționalele nevestei sau proteza soacrei. Pentru astea fă-ți card personal. Abia nu se mai hlizesc fetele de la conta cu bonurile tale. 
  8. Dacă plătești cu cardul personal cumpărături pentru firmă, păstrează bonul fiscal sau factura. Că de aia există decontul de cheltuieli, ca să îți primești banii înapoi. 
  9. Dacă folosești ride sharring, îți recomand să faci un card de firmă separat de contul curent, mai ales de când au intrat rușii pe piață. Nu de alta, dar se practică phishing-ul, un altfel de pescuit. Eventual poți printa chitanțele primite pe email (știu, și pe mine mă doare sufletul), pentru că nu toate firmele astea trimit desfășurător lunar. 
  10. Dacă plătești un furnizor și primești chitanță, pune-o în teancul cu celelalte acte. Ea este dovada achitării obligatiei de plată, chiar dacă factura a fost trimisă la contabilitate luna trecută. Una-i una, alta-i alta!

Dacă așa procedezi, nu o lua personal și schimbă ceva la tine, nu mă înjura pe mine. Dacă nu e cazul tau, dă mai departe, poate se schimbă alții!

Nu-i așa că nu e chiar atât de complicat pe cât pare? O să te obișnuiești, o să înveți și o să te descurci minunat cu timpul. Cu cât balanța ta o să reflecte realitatea, cu atât informațiile de acolo te vor ajuta să îți analizezi afacerea. 

Profituri maxime îți doresc!

Trimite-mi un email la valentina.saygo@askfor.ro dacă vrei să stabilim o ședință de consultanță.

Foto credit: Valentina Saygo

Dă share dacă ți-a fost de folos și îți mulțumesc pentru asta!

Dacă vrei să ținem legătura, apasă subscribe!

 

Distribuie Aceasta Postare

Dragă antreprenorule, tu cum plătești salariile? Douăsprezece reguli de plată salarială

Știu că o să-mi răspunzi că le plătești atunci când ai bani. Dacă îi ai. Dar hai să vedem împreună ce poți îmbunătăți în relația pe care o ai cu angajații tăi și să înveți primii pași de disciplină financiară legată de plata salariilor.

Douăsprezece reguli de plată a salariilor

  1. Alege o zi. Stabilește perioada cea mai lejeră din lună. Stiu că nu ai cash-flow (dar promiți că o să îți faci la un moment dat), dar tu știi cel mai bine în ce perioadă a lunii ai cele mai multe plăți și încasări. Dacă pe 30/31 ai scadențele la leasing sau chirie, 25 e „ziua sfântului fisc”, pe 5 e rata la bancă mort-copt, pare că pe 10 ar fi o zi din lună mai favorabilă. Acum uita-te la scadențele clienților și vezi în ce perioadă a lunii au cele mai multe comenzi. Dacă ai o afacere repetitivă și toți clienții ar trebui să plătească până pe 10, atunci e simplu, dar tot ți-aș recomanda să lași un răgaz de 2-3 zile, mai ales dacă ai un grad scăzut de încasare a creanțelor în firmă. Deci 15 ar fi cel mai bine. Corect?
  2. Așteaptă să se termine luna și nu plăti niciodată salariile înainte să întocmești pontajul, mai ales daca ai externalizat serviciul de salarizare. Nu le plăti pe 30/31 ale lunii, când luna nici nu s-a terminat. Un concediu medical sau o demisie inopinată îți poate da calculele peste cap. Ține minte că documentul care stă la baza întocmirii statului de salarii este pontajul, iar ca să îl întocmești ai nevoie să se termine luna. Stiu că exagerez, dar nu face fals în acte.
  3. Plătește salariile de pe stat, nu de pe agendă. Cum spuneam mai sus, obișnuiește-te să lucrezi cu statul de plată al salariilor, pentru tine se întocmește, nu doar pentru fisc. Cred că nu are rost să deschidem discuția despre salariile de pe agendă și banii la gri, mai ales pe praful ăsta de lipsă de forță de muncă, dar tu știi mai bine decât mine ce socoteli îți faci.
  4. Păstrează confidențialitatea. Salariații nu semnează pe statul de plată, pentru că salariile (teoretic) sunt confidențiale. Dar dacă plătești salariile numerar, aceștia trebuie să semneze fluturașul cum că au primit salariul. Acesta este dovada că l-ai plătit. Iar daca nu e semnat și dai banii pe prietenie, posibil să îl mai dai o dată, dacă te trezești cu un control de la ITM. Dacă plătești prin bancă, nu e nevoie să îți semneze, dar dă-i omului fluturașul lui, ca să vadă câți bani i se rețin la stat. Să nu te înjure doar pe tine, să înjure și guvernul. Și încă ceva, să nu dai bani din firmă fără documente nici măcar mamei tale!
  5. Avans și lichidare. Cum e mai bine? Depinde ce categorie de angajați ai. Dacă au o educație financiară și își drămuiesc banii de la o lună la alta, poți alege doar lichidare. Dacă ai fluxuri variabile de disponibil, atunci este indicat în două tranșe, ca să nu fie efortul financiar prea mare. Dacă vrei să scapi de „Dă și mie 100 lei„, atunci plătește și avans și lichidare. Eu prefer doar lichidare și aceea e pe 15 a lunii următoare.
  6. Fă documentele după realitate și nu realitatea după documente. Verifică în primul rând care este data plății trecută în contractul de muncă. Am întâlnit situații în care antreprenorul plătea salariile pe 10 a lunii următoare, dar în contracte era trecută data de 1. Deci fă ce scrie, nu fă ce se face.
  7. Ziua sfântă de plată. Nu întârzia niciodată salariile, chit că ai alte priorități. Întâi salariile și apoi poprirea de la bancă, chiar dacă tu nu ai un ban în buzunar. Te împrumuți și faci pe dracu în patru cu două-trei zile înainte, ca să plătești salariile la timp. Angajații tăi au de pus pâinea pe masă, rate la bancă sau le taie gazul și nicio greșeală de-a ta nu are voie să îi afecteze.
  8. Toată lumea primește banii la aceeași dată. Am întâlnit un mic antreprenor care plătea fiecare salariat la data la care îl angajase. Noroc că avea doar 4, iar unul primea salariul pe 3, altul pe 8, al treilea pe 17 și ultimul pe 22. Nu e de râs, dar omului nu îi explicase nimeni cum stă treaba și a făcut și el cum l-a tăiat capul.
  9. De weekend. Dacă ziua de salariu pică sâmbată, eu dau salariile de vineri, iar dacă pică duminică, le dau luni. Și informează-i de aceste reguli, care te ajută atât pe tine, cât și pe angajații tăi.
  10. De sărbători nu fac schimbări, iar aici mă refer la Paști și Crăciun, mai ales că există viață și după aceea. Dar am grijă de fiecare să primească o primă și să nu plece acasă cu mâna goală.
  11. Păstrează contactul și mulțumește, nu aștepta să ți se mulțumească. Pe mine mă doare că pierd contactul cu fiecare angajat, mai ales de când salariile se plătesc prin bancă și tichetele de masă pe card. Dar încerc, din când în când, să dau o primă sau un bonus și să mulțumesc angajatului pentru munca prestată.
  12. Comunică regulile la angajare. O dată cu oferta scrisă de salarizare și bonusare, la angajare discută despre toate regulile sau cutumele stabilite la tine în firmă, ca să dai dovadă de seriozitate și stabilitate. Nu ai ofertă scrisă de salarizare la angajare, pe care semnează candidatul că a luat la cunoștință? Nu-i nimic, o faci de mâine.

Poate că nu sunt cele mai bune sau cele mai adevărate reguli legate de salarizare, dar pe mine m-au ajutat mult și am vrut să le împărtășesc cu tine. Dacă ai altele în plus, te rog să mi le lasi în comentarii, ca să îmbunătățim lista. 

Trimite-mi un email la valentina.saygo@askfor.ro dacă vrei să stabilim o ședință de consultanță.

Foto credit: Valentina Saygo

Dă share dacă ți-a fost de folos și îți mulțumesc pentru asta!

Dacă vrei să ținem legătura, apasă subscribe!

 

Distribuie Aceasta Postare

Dragă antreprenorule, cum stai cu casa?

Nu te întreb despre locuința personală și nici despre casa de marcat. Te intreb despre casa de bani, registrul de casă și soldul contului „5311 – Casa în lei” din balanța contabilă. Iar toate astea trebuie să fie într-o simbioză perfectă si egale, la orice oră din zi și din noapte. 

Ce trebuie să ai grijă?

  1. Să întocmești registrul de casă zilnic. Pentru că, in caz de control de la Antifraudă, este printre primele documente primare care îți sunt solicitate și care sunt motiv de deranj (pardon) amendă. Și pentru că registrul de casă este obligația casierului sau a administratorului, nu a contabilului (acesta din urmă are rolul de a verifica soldul și inregistrările).
  2. Banii numerar fizici (din casa de bani, sertar, cutie) să coincidă cu banii scriptici (din registrul de casă), altfel riști un alt deranj și poți fi acuzat de evaziune fiscală.
  3. Să întocmești hârtiile după realitate și nu realitatea după hârtii. Dacă ai luat bani din casă, scrie o dispoziție de plată, nu lăsa trei ore soldul descoperit, până te întorci de la benzinărie. Iar pentru bonul de benzină, întocmește un decont de cheltuieli, că doar nu te-ai plimbat cu casa de bani la pompă. Așa vei avea un registru de casă suplu, simplu si ușor de urmărit!
  4. Să ai documente întocmite pentru fiecare operație făcută, chit că este încasare sau plată. Restul, se confiscă!
  5. Să nu ai sume ireale în casă. Pentru că deranjul e mai mare decât o amendă, se poate lăsa cu dosar penal. Poți să îi amintești colegei sau colegului meu de profesie că planul de conturi are aproape 500 de conturi, pe care să le folosească cu încredere, astfel încât să nu te lase cu balanța încărcată.
  6. Să nu ai sold negativ, că e un fel de „n-ar mai fi”. Fă o dispoziție de încasare și respectă punctul 3, că tot ai scos banii din buzunar. Iar când ai disponibil, poți să îi iei înapoi, că este dreptul tău.
  7. Nu confunda casa firmei cu buzunarul tău, dacă nu vrei să riști să fii acuzat de delapidare.

Lasă-mi un mesaj, dacă ai dileme în privința registrului de casă. Iar eu promit să te ajut să nu îți mai fie frică de el. E o nimica toată!

Foto credit: Valentina Saygo

Dă share dacă ți-a fost de folos și îți mulțumesc pentru asta!

Dacă vrei să ținem legătura, apasă subscribe!

 

 

 

Distribuie Aceasta Postare

Draga antreprenorule, papuci ai, dar palarie? Discutie despre managementul financiar al firmei

Iti vorbeam aici despre papucii pe care trebuie sa ii numeri si sa ii schimbi, din cand in cand si la nevoie, pentru administrarea firmei tale. 

Acum o sa te intreb daca ai basca, dar o sa iti vorbesc despre palariile pe care ar trebui sa le porti, respectiv managementul financiar al firmei. 

Palaria ALBA a contabilitatii:

Ea este obligatorie, lucreaza cu trecutul, nu aduce bani, este plina de hartii, dar e necesara. Utilizatorii de informatie contabila ar trebui sa fie, strict in ordinea in care ii mentionez: managerul (administratorul), asociatii (care asteapta dividendele), apoi urmeaza tertii (clientii, furnizorii si salariatii, ca tot avem bilanturile publice), finantatorii sunt pe locul patru (banci, firmele de leasing, finantatori de fonduri nerambursabile), iar ultimul si cel din urma este fiscul. Asa ca nu iti lasa contabilul sa lucreze pentru ANAF, mai bine sa lucreze pentru tine!

Palaria VERDE a managementului financiar:

Ea lucreaza cu prezentul, este rupta de contabilitate. De fapt, este o alta profesie. Vorbim aici despre bugetul de venituri si cheltuieli si despre fluxul de numerar (cash-flow). Orice antreprenor ar trebui sa stie, la orice ora din zi sau noapte cum ii este bugetul. Acesta nu trebuie sa fie complicat, ci sa il ajute pe antreprenor sa afle care ii sunt derapajele de la prognoza initiala sau daca reuseste sa isi acopere cheltuielile fixe si variabile din luna sau din an. Deciziile de business se iau pe baza analizei bugetului: cresterile de preturi, taieri de costuri, cautarea unor furnizori mai buni, angajarea sau reducerea personalului, cresteri salariale, prognozarea investitiilor sau nevoia de finantare.

Palaria ROSIE a analizei financiare:

Lucreaza cu viitorul, analizand trecutul. Nu este obligatorie, dar iti poate salva banii. Iti da raspunsurile si te ajuta sa iti faci strategia urmatoare, sa iti calculezi marja de profit in 30 de secunde. Afacerea ta trebuie sa fie profitabila, pentru ca altfel, mai bine iti faci un ONG. Acesta este scopul unei firme. Analiza financiara te ajuta sa vezi de unde vine profitul, care sunt centrele de cost profitabile si care nu, care sunt produsele „vaca de muls”, „star” sau „pietre de moara”. Tot analiza financiara te ajuta sa iti calculezi rentabiliatea si productivitata muncii. Ea te alerteaza cand esti pe rosu si iti da directiile viitoare. 

Eu iti propun sa incerci, chit ca te sperie cuvintele grele, pentru ca doar tu iti cunosti cel mai bine afacerea. Si iti mai propun sa imi lasi un mesaj, sa imi spui care palarie iti este cea mai utila. Iar eu iti promit ca vom continua impreuna lectiile.

Iti las aici varianta video a acestui articol, sa il asculti cu folos. 

Profituri maxime iti doresc!

Foto credit: Oku

Da share daca ti-a fost de folos si iti multumesc pentru asta!

Daca vrei sa tinem legatura, apasa subscribe!

Calendarul alegerilor 2019 – 2020
26 mai 2019 – Alegeri europarlamentare
24 noiembrie 2019 – Alegeri prezidentiale
7 iunie 2020 – Alegeri locale
29 noiembrie 2020 – Alegeri parlamentare
Mergi la vot!

 

Distribuie Aceasta Postare