Leapsa cu casele de marcat – Scrisoarea a II-a

…sau scrisori de dragoste pentru legiuitorul roman

SCRISOAREA A II-A

Draga legiuitorule,

Iti scriu eu, contabilul roman.

In primul rand, inteleg ca ai vrut sa iei atitudine impotriva evaziunii fiscale, si din acest motiv ai hotarat sa schimbam vechile case de marcat cu modelul nou, cu jurnal electronic. Pentru ca n-au stiut unde sa intrebe si pe cine sa creada, mai toti clientii mei au apelat la mine ca sa le spun ce casa de marcat sa aleaga.

Asa ca m-am apucat sa cercetez – desi aceiasi clienti bateau din picior sa le rezolv situatiile lunare – am pus intrebari, am comparat, am verificat la distribuitori cum stau cu stocurile si era cam stravezie situatia.

Daca m-ar fi intrebat cineva inainte, as fi zis ca nu, nu sunt de acord sa invat IT, Java 6 sau Java 7, Soft J si Dukintegrator, sa  trimit fisierul xml, sa il procesez cu softurile invechite si sa plang ore intregi pana primesc o recipisa.

Nu-mi place ca am inca 8 declaratii de completat si de depus pe 20 ale lunii, cand eu declar totul pana pe 25 ale lunii: C801, A4200, A4203, F4101, F4102, F4103, F4105, F4109.

Te rog eu, legiuitorule, rezolva cumva cu serverele si fa-le sa fie functionale, ca sa afli mai lesne ce fel de afaceri fac clientii mei, fara ca asta sa ma implice si pe mine!

Chiar daca am o semnatura electronica, nu inseamna ca trebuie sa imi asum raspunderea pentru bonurile fiscale ale clientului, rolul meu e altul. Si, pana una-alta, am fost pe post de consilier in alegerea si folosirea noilor case de marcat cu jurnal electronic si de IT-ist de serviciu.

Pana la urma, am ales Daisy Tech. Patru modele avizate inca din vara, specificatii tehnice de top, cel mai mic pret din piata. Si, cel mai important lucru, case de marcat mereu in stoc, gratie celor 3 fabrici din Bulgaria care au mers la capacitate maxima, mai ales in perioada octombrie-noiembrie. Ti-am zis ca m-am documentat! Clientii mi-au multumit si, pentru ca le-am fost de ajutor, tot la mine au apelat ca sa-i luminez si cu trimiterea fisierelor xml la ANAF si n-am avut probleme la extragerea fisierelor xml, avand mai multe posibilitati de a face asta: pe suportul extern de stocare, pe computer sau chiar pe telefonul mobil.

Tu cititorule, daca nu ti-ai luat casa de marcat, gasesti pe stoc la Daisy Tech. Grabeste-te, ca te asteapta ANAF-ul la fiscalizare. Sau la amenzi.

Foto credit: Valentina Saygo

Distribuie Aceasta Postare

Factura noastra cea de toate zilele, fa-ne-o noua azi incasata!

De multe ori ma comport ca o moara stricata sau, ca sa fiu mai artistica, precum un disc de vinil zgariat. Cu rabdare si incredere in viitor, veghez la primii pasi in antreprenoriat ai clientilor mei, in asa fel incat sa ma asigur ca isi insusesc cunostintele minime obligatorii, pentru a razbate cu succes in visele lor.

De multe ori, poate de prea multe ori, am repetat diverse informatii, care pentru unii pot parea elementare, insa cu rar le gasesti stranse la un loc si exprimate simplist, astfel incat sa le inteleaga toata lumea. De aceea mi-am facut blog, sa ma exprim fara sa am presiunea timpului, sa adun informatiile intr-un manunchi, sa ma asigur ca ajung la cat mai multi utilizatori, sa fie la indemana celor care au nevoie.

Despre facturare am vorbit in multe din cursurile si workshopurile pe care le-am sustinut, pentru ca oamenii se simt stanjeniti sa puna intrebari, insa ajung sa faca greseli si sunt pusi in situatii neplacute. Asa ca, imi cer iertare daca vi se par prea simple informatiile despre facturi, dar eu ma ciocnesc zilnic de erori pe care trebuie sa le dreg.

Factura e marketing si ofera toate informatiile de care clientul are nevoie sa o plateasca usor, dar si sa te contacteze, in caz de nevoie. Nu tine cont doar de obligatiile legale si gandeste-te cum sa arate bine si sa fie lizibila.

Elementele obligatorii ale unei facturi

Datele emitentului: denumirea, adresa, codul unic de inregistrare, codul de inregistrare fiscala, banca si IBAN-ul. Dar eu recomand in continuare: reprezentantul emitentului, capitalul social, adresa de email sau telefon de contact, adresa site. (Nu vrei sa stii de cate ori un contabil este nevoit sa caute produsul pe google, ca sa il incadreze corespunzator).

Datele clientului: denumirea, adresa, codul unic de inregistrare, codul de inregistrare fiscala.

Detalii: seria facturii, numarul de ordine, data emiterii, cota de tva, regimul special de tva sau scutirile de taxa, tva la incasare (daca este cazul), denumirea si cantitatea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate, referire la  alte facturi emise anterior, care au legatura cu factura in cauza (avans, stornari etc.) pretul, valoarea si totalul facturii, numele delegatului, numele celui care intocmeste factura, datele mijlocului de transport in cazul marfurilor, scadenta facturii, semnatura emitentului.

Eu folosesc in continuare stampila, ea a fost eliminata doar in relatia cu institutiile publice. E o certificare a identitatii emitentului si tine loc de „gentleman’s agreement”. O sa renunt la ea atunci cand nu vor mai exista tepe si tepari pe piata.

Tipuri de facturi intalnite

Factura fiscala – este documentul pe baza caruia se evidentiaza venitul emitentului. De fapt ea este modalitatea de comunicare intre emitent si client, cu elementele de identificare ale fiecaruia, cu termene si obligatii de plata. Daca nu ne-ar obliga Codul Fiscal sa avem contract, as putea sintetiza ca factura poate fi considerata un contract intre cele doua parti, cu recunoasterea drepturilor de incasare si de plata, cu scadenta si detalii despre plata, cu asumarea serviciilor sau produselor livrate.

Cel mai indicat ar fi sa apelezi la un soft de facturare. Nu te vei incurca in numere si in date, o vei completa mai repede, sigur nu vei gresi cota de tva, nu o sa rescrii o factura peste alta, fara sa dai „save as” daca folosesti un xls, poti sa pui o sigla si sa pastrezi ordinea cronologic crescatoare. Eu recomand Smartbill, pentru ca indeplinseste toate exigentele legale (si in plus de atat), dar te si alerteaza la depasirea de plafoane.

Factura anulata – Factura se anuleaza doar in cazul in care te poti asigura ca nu a parasit biroul tau si clientul nu a inregistrat in evidentele lui aceasta factura. Mai mult de atat, seria si numarul facturilor anulate se raporteaza in Declaratia 394 (in cazul firmelor inregistrate in scopuri de TVA) si trebuie tinuta evidenta distincta a acestora. In cazul in care anulezi o factura deja transmisa unui client, exista riscul de neconcordanta intre cele declarate de tine si cele declarate de client si poate fi interpretat ca evaziune fiscala.

Factura stornata – Daca doresti sa anulezi o factura deja trimisa catre client, atunci emite o noua factura sorno, identica si la fel ca cea anterioara, dar cu alt numar, insa cu minus, precizand „storno la factura X”. Factura storno se emite punand „-„ la cantitate, sumele totale transformandu-se in sume negative. Factura poate contine mai multe pozitii, unele cu „+” si altele cu „-” fara probleme. Daca stornezi doar o pozitie de pe factura anterioara, ai grija sa pui „-„ la cantitate si sa verifici la total ca au fost scazute sumele.

Factura proforma – este un document intern, folosit pentru confirmarea unei comenzi si pentru a da clientului coordonatele platii. Ea nu se inregistreaza in contabilitate, pentru ca nu este un document fiscal. Iti recomand sa aiba o valabilitate limitata si precizata. In cazul in care proforma nu este achitata in termenul precizat, ai dreptul sa modifici pretul solicitat. Se practica in special in vanzarea de produse cu valoare mare, in cazul rezervarii unui produs, in mod special acolo unde preturile sunt fluctuante fata de cursul valutar. Trebuie sa ai grija ca, dupa incasarea ei, sa emiti factura fiscala pentru suma incasata, iar emiterea sa fie in luna calendaristica in care ai emis factura fiscala.

Factura emisa pe calculator si trimisa pe email nu este tot una cu factura electronica. Cea de-a doua este reglementata legal si este utilizata de marii furnizori, indeplinind anumite conditii privind siguranta emiterii si a transmiterii.

Factura de avans – este folosita in cazurile in care iei avans pentru o lucrare sau un serviciu. Recomand sa folosesti facturile de avans, in mod special pentru lucrari incerte si, de ce nu, sa testezi buna credinta a proaspatului client. Daca nu va plati factura de avans, in termenii scadenti stabiliti pe factura si in contract (atentie, sa fie prevazut) in mod cert nu va plati nici lucrarea. Avansul practicat ca procent din valoarea totala a contractului, ar trebui sa fie acoperitor pentru materialele sau investitia de timp pentru a incepe lucrarea respectiva. Poti practica un avans de 30% – 50%, in functie de ce se uziteaza in industria ta. Factura de avans nu se inregistreaza ca venit si nici nu intra in baza de impozitare a calculului impozitului pe venit sau profit. In schimb ea este purtatoare de TVA colectat (daca firma este inscrisa in scopuri de TVA).

Stornarea avansului – Daca anterior ai emis factura de avans si l-ai incasat, la terminarea lucrarii sau la livrarea produsului, va trebui sa emiti factura finala, plus pozitie separata in stornarea avansului deja facturat. Totalul facturii va fi suma exacta pe care o mai ai de incasat de la client. In contabilitate se inregistreaza ambele pozitii, respectiv pe venit intreaga lucrare, iar avansul storneaza contul intermediar folosit anterior. De multe ori emitentii uita sa storneze avansurile incasate si suntem pusi in ipostaze neplacute, de a regla contabil aceste situatii, fara documente si fara respectarea procedurii legale.

Autofactura –  Este documentul pe care il faci tu pentru tine si in numele tau, atunci cand trebuie sa colectezi sau deduci tva si iti lipsesc alte documente fiscale, deoarece tva-ul se deduce si se colecteaza numai pe baza unui document fiscal. Poti folosi autofactura in urmatoarele cazuri: pentru livrari de bunuri sau servicii catre sine, daca ai platit un avans catre un furnizor si nu ai primit factura, daca e nevoie sa ajustezi baza impozabila si alte cateva cazuri reglementate de Codul Fiscal.

Hai ca nu e greu. Pare complicat, dar ai facut tu lucruri mai dificile de atat. Si pana la urma, sa emiti primele facturi, e cea mai mare bucurie din antreprenoriat. Apoi astepti banii in cont!

Si nu uita:

  1. Facturile se emit in ordine cronologic crescatoare, fara pauze, gauri sau numere sarite.
  2. Atentie la datele facturilor, sa pastreze cronologia si sa nu fie intercalate.
  3. Foloseste o singura serie sau plaja de facturi, pentru a urmari acuratetea emiterii lor si pentru a avea control.
  4. In cazul in care sunt mai multe persoane care intocmesc facturi si plaje diferite, ai mare grija ca aceste persoane sa fie desemnate si sa isi asume responsabiliatea, conform deciziei de emitere a facturilor si procesului verbal de numire a persoanei responsabile.
  5. Nedeclararea facturilor se considera evaziune fiscala si poate fi sanctionata penal.
  6. Ai mare grija la depasirea plafoanelor legale, tocmai de aceea insist sa ii pui la dispozitie contabilului toate facturile emise si in timp util. Unele proceduri prevad sa se instiinteze ANAF-ul in 5 zile de la depasirea plafonului.
  7. Factura fiscala poate tine loc de contract in relatia cu clientul tau, dar nu il inlocuieste in cazul prestarilor de servicii. Codul Fiscal prevede obligativitatea existentei contractului de prestari servicii.
  8. Cel mai important lucru in firma ta este sa iti incasezi facturile emise, ca sa iti poti  desfasura activitatea in conditii optime. Asta inseamna sa acorzi o mare atentie acestui segment operational.
  9. Ca o factura sa fie incasata, ea trebuie emisa si transmisa clientului. Respecta termenii contractuali si emite facturile la timp. Verifica daca clientul a primit factura transmisa pe email. Emailurile se mai blocheaza pe parcurs. Nu ii permite clientului sa foloseasca acest inconvenient ca scuza pentru neplata la termen.
  10. In caz de litigiu cu un client restant, asigura-te ca acesta a recunoscut si si-a asumat obligatia de plata. Pentru acest caz exista semnatura de primire de pe factura. Un simplu email transmis nu este o dovada ca ai o creanta certa.

Profituri maxime iti doresc!

Foto credit: Valentina Saygo

Distribuie Aceasta Postare

Ospatar sau consultant fiscal?

Sau cum sa dai cu banul la cota redusa de TVA

Din ciclul cadourilor otravite de la Ministerul Finantelor, iata cum traim azi, pe viu si in secolul 21, povestea Elenei din Troia in privinta cotei de TVA reduse de la 9% la 5%.

Pentru ca asa suntem obisnuiti noi, ca sa facem lucrurile complicate, tocmai ca sa nu fie simple.

Cum au ajuns cei din Horeca sa nu isi mai doreasca noua cota de 5 % fata de 9% pentru produsele alimentare si cum decizia sta in mana si reactia ospatarului, cel mai bun exemplu este un fast food din mall. In cazul in care clientul doreste sa isi cumpere un hamburger la locul achizitiei, daca se poate aseza linistit la o masa, sa nu ii stea chifla in gat, va beneficia in mod sigur de un bon fiscal cu cota 5%. Asta inseamna ca mancarea ii este insotita de o prestare de servicii, adica debarasare, masa si scaun, poate are noroc si de o toaleta in proximitate, sa se spele pe maini inainte de masa, posibil si o tava, ca asa se poarta.

Insa daca precizeaza ca vrea hamburgerul in punga, fastfood-ul trage lozul necastigator si colecteaza TVA de 9%. Si iata cum ospatarul a devenit consultant fiscal, cum rationamentul de alegere a cotei de TVA sta in viteza de reactie si in alegerea tastei de la casa de marcat. Daca are norocul sa ii alunece degetul sau sa ii scape privirea peste cele doua produse identice si cu pret identic, din ciclul ca doar cota de TVA le desparte, atunci e mare deranj.

Eu stau si ma gandesc cum va controla fiscul conformarea si aplicarea legii. Deja ma gandesc ca agentii de paza vor fi inlocuiti cu inspectori fiscali, care vor cauta in sacosile clientilor. Iar daca nu poti sa mananci hamburgerul tot si iei jumate la pachet, te-ai lins pe bot si esti declarat un mare evazionist!

Am incercat sa inteleg gandirea strategica a acestei masuri, insa nu am reusit. Nu sunt genul de om care sa sufle in iaurt cu legea in mana, merg pana in panzele albe. Insa in acest caz, am fost de acord cu cei care au ales sa colecteze 9%, indiferent daca e cu prestare de servicii sau nu. Le pot intelege prudenta in acord cu ambiguitatea.

Am incercat sa gasesc o schema logica si simpla, asa ca va impartasesc si voua cum sa dati cu banul pentru 5% sau pentru 9%:

  • 5% pentru prestare de servicii (inclusiv catering)

  • 9% pentru livrare de bunuri (inclusiv transport)

Nu pot decat sa ii compatimesc pe antreprenorii care isi vor pune onoarea in mana ospatarului sau a personalului de servire, insuficient si nepregatit.

Nu pot decat sa ii compatimesc pe ospatari, care s-au trezit peste noapte consultanti fiscali.

Nu pot decat sa ii compatimesc pe consultantii fiscali, care isi vad profesia dusa in derizoriu.

Iar daca aveti chef sa va distrati, va invit sa cititi proiectul de norme metodologice pus la dispozitie de Ministerul Finantelor, care chipurile reglementeaza aceasta ambiguitate. Marturisesc ca sunt pline de imaginatie si talent literar si va doresc sa va fereasca Dumnezeu sa nu va regasiti in cazurile date ca exemplu.

Foto credit: Red Angus Steakhouse

 

Exemplul nr. 1:

O societate livrează mici, cârnați, cartofi prăjiți, etc., clienților săi,  în recipiente de unică folosință au reutilizabile. Clientul primește șervețele, tacâmuri de unică folosință sau reutilizabile și ketchup, maioneză sau muștar.

Societatea a instalat trei mese de bar în fața standului. O parte din mâncare este livrată pentru consumul imediat și o parte este livrată pentru a fi luată la pachet.

Indiferent dacă mâncarea este achiziționată de clienți pentru consumul la pachet sau pentru consumul la fața locului, în ambele situații se consideră că societatea efectuează livrări de alimente pentru care este aplicabilă cota de TVA de 9%.

Serviciile conexe furnizate, constând în punerea la dispoziție a meselor de bar și a recipientelor/tacâmurilor de unică folosință sau reutilizabile reprezintă servicii accesorii livrării de bunuri și nu servicii de natură a conduce la încadrarea operațiunii drept prestare de servicii de restaurant.

Exemplul nr. 2:

În cadrul unui eveniment, cum ar fi un concert/festival/târg de Crăciun, o societate livrează mici, cârnați, cartofi prăjiți,  vin fiert, etc., clienților săi, în recipiente din carton/plastic sau în recipiente reutilizabile. Clientul primește șervețele, tacâmuri de unică folosință sau reutilizabile și ketchup, maioneză sau muștar.

Societatea pune la dispoziția clienților mese cu scaune în spațiul deținut în folosință, precum și servicii de debarasare și curățare a meselor. O parte din produse se consumă la fața locului și o parte este livrată pentru a fi luată la pachet.

În situația în care clientul își exprimă opțiunea de a consuma alimentele la fața locului, se consideră că societatea realizează prestări de servicii de restaurant pentru care se aplică cota de TVA de 5%, cu excepția vinului fiert pentru care se aplică cota standard de TVA. În situația în care clienții își exprimă opțiunea de a lua alimentele la pachet, se consideră că societatea realizează livrări de bunuri.

Punerea la dispoziție a scaunelor este relevantă, însă nu și utilizarea efectivă a acestora de către clienți.

Pentru încadrarea operațiunii din perspectiva TVA este decisivă intenția exprimată de  clientul de a consuma alimente în acel loc sau nu.

Exemplul nr. 3:

O pizzerie pune la dispoziția clienților mese cu scaune în spațiul deținut în folosință, precum și servicii de debarasare și curățare a meselor. O parte din produse se consumă la fața locului și o parte este livrată la destinația indicată de client.

În cazul în care pizza este consumată de client în locația pizzeriei, se consideră că are loc o prestare de servicii de restaurant.

În situația în care clientul își exprimă opțiunea de a lua pizza la pachet, se consideră că are loc o livrare de bunuri.

Dacă pizza este transportată de personalul pizzeriei la destinația indicată de client, fără alte servicii conexe, se consideră, de asemenea, că are loc o livrare de bunuri.

Exemplul nr. 4:

Un restaurant care se află în zona comună pentru servirea mesei a unui magazin de tip mall servește produse alimentare (preparate sau preambalate) și băuturi (inclusiv alcoolice). Clientul are posibilitatea de a consuma în cadrul zonei respective produsele astfel achiziționate, având acces la zona de mese și scaune, fără însă ca restaurantul să aibă delimitată o zonă proprie de mese sau o parte dintre acestea să îi fie dedicată exclusiv.  Zona de mese și scaune este folosită de către toți agenții economici care activează în mall în zona respectivă, pe baza unor contracte încheiate de agenții economici cu proprietarul mall-ului.

Restaurantul pune la dispoziția clienților tăvi, farfurii/recipiente și tacâmuri de unică folosință/reutilizabile. Deși restaurantul nu deține propriile mese și scaune pentru servirea mesei, acestea aparținând proprietarului, dar suportă costurile de întreținere a spațiului de servire, precum și alte costuri comune, cum ar fi debarasarea meselor, curățenia spațiilor respective, accesul la toaletă, etc, se considera că oferă suficiente servicii conexe necesare servirii mesei la locația sa.

Prin urmare, în situația în care clientul își exprimă opțiunea de a consuma alimentele la fața locului, se consideră că restaurantul realizează prestări de servicii de restaurant.

Exemplul nr. 5:

Un restaurant oferă alimente și băuturi în regim de autoservire, punând la dispoziția clienților mese cu scaune în spațiul deținut în folosință, tăvi, farfurii/recipiente, tacâmuri de unică folosință/reutilizabile, precum și servicii de debarasare și curățare a meselor.

În situația în care clientul își exprimă opțiunea de a consuma alimentele la fața locului, se consideră că restaurantul realizează prestări de servicii de restaurant.

Exemplul nr. 6:

Un hipermarket/supermarket oferă posibilitatea clienților de a consuma în cadrul locației sale produse alimentare și băuturi, prin punerea la dispoziție a unei zone de mese și scaune, însoțită de posibilitatea de a utiliza tăvi, farfurii/recipiente și tacâmuri de unică folosință, precum și servicii de debarasare și curățare a meselor.

În situația în care clientul își exprimă opțiunea de a consuma alimentele la fața locului, se consideră că hypermarketul/supermarketul realizează prestări de servicii pentru care se aplică cota de TVA de 5%, cu excepția băuturilor alcoolice, altele decât berea la draft.

Exemplul nr. 7:

O fimă furnizează servicii de mese festive și oferă mese gata pentru consum la o anumită oră și la cererea specială a clientului pentru o sărbătoare a acestuia.

Firma consiliază clientul cu privire la cantitatea de produse alimentare optimă pentru numărul de persoane specificat de client, pune la dispoziția clientului veselă și tacâmuri.

Personalul firmei aranjează bufetul introducând alimentele în dispozitivele de încălzire, aranjează mesele clientului, debarasează și curăță mesele la finalul evenimentului.

Având în vedere serviciile conexe furnizate clientului, conform solicitării acestuia, se consideră că firma realizează servicii de catering.

Exemplul nr. 8:

O firmă de catering furnizează în spital alimente pentru pacienți.

Firma de catering pregătește mâncarea și o predă altei societăți terțe. Această societate preia mâncarea, o transportă la locația spitalului, unde o porționează și o servește pacienților. Ulterior consumului alimentelor, societatea terță preia tacâmurile și vesela pentru a le curăța.

În situația în care cel două societăți acționează independent, se consideră că firma de catering realizează o livrare de alimente către spital supusă cotei de TVA de 9%, iar societatea terță efectuează o prestare de servicii către spital supusă cotei standard de TVA.

Dacă societatea terță, ca subcontractor, facturează serviciile prestate către firma de catering,  se consideră că în relația cu spitalul firma de catering realizează prestări de servicii supuse cotei de TVA de 5%, întrucât spre deosebire de situația de mai sus, în acest caz, livrarea de alimente este însoțită de servicii conexe suficiente pentru încadrarea operațiunii ca prestare de servicii de catering, din punct de vedere al TVA.

Exemplul nr. 9:

O școală oferă elevilor masa de prânz. Mâncarea gata de consum este livrată de către o firmă de catering către școală, cutiile cu alimente fiind furnizate elevilor, de către personalul școlii, la intervale de timp prestabilite.

Alimentele sunt consumate de elevi într-o sală cu mese și scaune, în cadrul școlii.

Personalul școlii se ocupă, de asemenea, de curățarea sălii, a meselor, vaselor și tacâmurilor.

Se consideră că firma de catering A efectuează livrări de alimente, deoarece realizează doar livrarea de feluri de mâncare preparate și transportul acestora, fără alte servicii conexe.

Exemplul nr. 10:

O firmă de catering furnizează către clienți masa de prânz.  Porțiile sunt livrate în recipiente care o mențin caldă, care urmează a fi preluate de firmă și curățate. Operațiunea este considerată livrare de alimente, recipientele îndeplinind în primul rând o funcție de ambalare, iar preluarea și curățarea finală a acestora nu reprezintă servicii suficiente pentru a conduce la calificarea operațiunii drept serviciu de catering.

Distribuie Aceasta Postare