“Aseara te-am asteptat si n-ai venit” – sau cum gestionam intarzierile la intalniri prestabilite

Agenda mea e foarte aglomerata si mare parte a timpului il aloc intalnirilor, exceptand doua zile pe saptamana, pe care le pastrez pentru lucratul efectiv.

Intalnirile pe care le am sunt diverse, pot fi intalniri cu clienti, prospecti, furnizori, parteneri sau intalniri de consultanta.

Din pacate, unele zile se pot transforma intr-un adevarat haos, asa ca mi-am stabilit un set de reguli, pe care le respect cu sfintenie.

  1. La solicitarea unei intalniri, o stabilesc pentru saptamana urmatoare. Doar daca eu consider ca este urgent, o strecor in saptamana respectiva. E adevarat, pentru client, intotdeauna problemele lui sunt urgente, de aceea le trec prin filtrul meu, pentru ca nu vorbim de operatii pe creier.
  2. Las in agenda loc pentru urgente, fara sa o umplu pana la refuz, pentru ca apar inevitabil. Incerc pe cat posibil sa nu anulez o intalnire prestabilita si sa imi rezolv alte probleme fara sa afectez alte persoane.
  3. In cazul in care mi se solicita o intalnire de catre o persoana necunoscuta, incerc sa aflu scopul si rezultatul intalnirii. Daca nu mi-e de folos, nu confirm. Am trecut de multa vreme peste expresii “sa gasim impreuna oportunitati de colaborare”.
  4. Daca este intalnire de consultanta, solicit topicul intalnirii pe email, pentru a ma pregati in linii mari despre subiect. Chiar daca imi doresc, nu pot avea toate raspunsurile pregatite si nu e o rusine sa afirm acest lucru. Prefer sa revin cu un raspuns fundamentat si documentat ulterior.
  5. Aloc maxim o ora pentru fiecare intalnire, iar daca urmeaza imediat o a doua, incerc sa o termin in 50 de minute, pentru a avea timp sa raspund la apelurile pierdute. De multe ori nu imi iese
  6. In cazul in care intalnirea este stabilita la biroul meu, nu sun pentru reconfirmare. Daca trebuie sa ma deplasez, in ziua respectiva reconfirm prin mesaj sau telefon, pentru a nu face drumul degeaba. Am mai patit-o.
  7. Daca interlocutorul intazie considerabil in intervalul alocat, incep intalnirea prin a-i spune ca urmeaza sa am o alta intalnire si nu pot sta mai mult de ora X. Niciun minut in plus, pentru ca altfel, imi stric in cascada agenda. Daca are nevoie de mai mult timp, reprogramam pentru alta zi, in functie de posibilitatile agendei. Saptamana viitoare, luna viitoare, etc.
  8. Daca interlocutorul nu anunta si nu apare in timpul alocat intalnirii, nu sun, mai ales daca intalnirea a fost programata la solicitarea persoanei respective. Inteleg ca n-a fost o urgenta sau si-a pierdut interesul. Eu nu imi perd timpul asteptand, lucrez si imi vad de treaba. Daca revine el cu o justificare, nu voi reprograma pentru saptamana respectiva si nu o voi considera o urgenta. Si nu il cert.
  9. In timpul intalnirii NU raspund la telefon. Daca astept un telefon super-mega-urgent, anunt de la inceput, cu scuzele de rigoare si sunt cat se poate de scurta. Doar unul singur!
  10. Daca este cazul, revin cu un email ca rezumat al intalnirii avute, in urmatoarele zile.

Sunt multe lucruri de spus si incerc, pe cat posibil, sa le impartasesc cu cititorii mei, in asa fel incat sa ne educam impreuna, sa crestem impreuna, sa invatam din propriile greseli.

Am mai scris aici despre scrierea emailurilor si aici despre cateva reguli generale in afaceri.

Vorba aceea, nimeni nu e perfect, toti facem greseli si incurcam lucrurile. Inclusiv eu! De aceea nu ii cert pe oameni si nu ma supar. Sa ridice mana cine nu a intarziat niciodata la o intalnire sau nu a uitat de ea. Eu nu ridic!

Foto credit: Dan Mirica

Calendarul alegerilor 2019 – 2020
26 mai 2019 – Alegeri europarlamentare
24 noiembrie 2019 – Alegeri prezedentiale
7 iunie 2020 – Alegeri locale
29 noiembrie 2020 – Alegeri parlamentare
Mergi la vot!

Multumesc pentru share!

Distribuie Aceasta Postare

In doi – Viata de cuplu in afaceri

Oamenii nu sunt facuti sa fie singuri. Asa ca se cauta prin viata pana se gasesc. Se iau de mana si pornesc la drum. Unii dintre ei se arunca in afaceri, cu tot bagajul lor de bune si de rele. Viata de cuplu in afaceri nu este usoara. In peste 20 de ani de profesie contabila, am vazut asocieri de viata si de business fericite, dar in egala masura si nefericite sau terminate prost.

Chiar si subsemnata, am impletit casnicia cu afacerile, am amestecat patul conjugal cu co-workingul, impartind spatiul de lucru. Si am divortat. Pentru ca in 10 ani de convietuire, nu ajunsesem niciodata sa imi fie dor de sotul din dotare. La birou ne certam pe problemele de acasa, iar acasa ne certam pe problemele de birou. Sau eram suparati si nu imi aminteam care fusese cauza.

Am intalnit si cazuri de succes, in care protagonistii reusesc sa se completeze unul pe celalat si sa convietuiasca in armonie. Dar poate ei sunt exceptia care intaresc regula. Si ne dau sperante pentru viitor.

Ca sa reusesti in viata de cuplu, ai o multime de obligatii. Iar pentru cuplurile in business, inmulteste cu doi toate obligatiile, compromisurile, renuntarile si frustrarile. Insa daca vrei sa ai liniste in pat, iata cateva reguli pe care sa le aplici. De azi.

Niciodata 50% – 50%. Oamenii nu sunt egali si nu vor fi niciodata. Unul dintre voi trebuie sa fie mai cu mot si sa aibe drept de veto, fie ca e cocosul sau gaina. Traseaza de la inceput cine este cel cu ultimul cuvant. Relatia de cuplu poate continua dupa afacere si afacerea poate continua dupa relatia de cuplu, De voi depinde. Am vazut prea multe afaceri ingropate din egalitate, pentru ca s-au blocat in luarea deciziilor.

Impartiti atributiile si responsabilitatile. Voi va stiti cel mai bine unul pe celalalt. Stiti care sunt atuurile sau lipsurile. Iar daca nu puteti defini cu exactitate, incepeti de la ce nu va place. Nu iti place sa faci facturi sau sa negociezi la telefon, da-i celuilalt, poate e mai bun. Uitati-va unul la celalalt si la personalitatea voastra. Unul se ocupa de vanzari si clienti, altul de furnizori, celalalt strange actele si face platile, in asa fel incat sa acoperiti toate functionalitatile si firma sa creasca pana la cer.

Trasati limite. Deciziile mari le luati impreuna, dar invatati sa va ascultati, ca de aia aveti doua urechi si o gura, ca sa le folositi proportional. Daca celalalt a luat o decizie si se dovedeste ca nu a fost cea mai buna, nu il critica si nu i-o scoate pe ochi. Abtine-te sa intervi pe departamentul partenerului tau de viata si de afaceri, iar daca sunteti in impas, asezati-va la masa si stati de vorba. Intreaba daca are nevoie de ajutor, dar nu te impune cu forta. O decizie luata este mai buna decat lipsa ei. Adu-ti aminte ca va iubiti, chiar daca asta costa. Iar daca ajungeti in impas, gasiti un arbitru: un prieten, un avocat sau contabilul, poate veni sa infirme sau sa confirme directia pe care sa o luati.

Trasati granite. Patul e pat si biroul e birou. Este cea mai mare provocare pe care o aveti de facut. Daca respectati aceasta regula, veti ajunge departe. A uitat sa cumpere lapte, ai uitat sa platesti TVA-ul. Vorbiti despre fiecare acolo unde este locul. La birou pune-ti palaria de afacerist si uita ca ieri nu a spalat vasele. Iar cel mai important lucru este sa nu va culcati certati. Chiar daca ziua a fost grea, va aveti unul pe celalalt. Nu uitati cat de norocosi sunteti.

Fa sa iti fie dor de celalalt. Da-i spatiul si ia-ti spatiul de care ai nevoie. Nu trebuie sa va tineti mana si la toaleta. Ca e mersul la sala sau la coafor, o iesire cu baietii la bere sau cu fetele la povesti, respectati intimitatea si timpul separat, macar o data pe saptamana. Incurajati delegatia partenerului de unul singur, pentru a va imbratisa cu drag si a avea subiecte de discutie. Sarea si piperul asezoneaza ambele vieti, de cuplu si de afaceri.

Nu cicali, nu iscodi, nu contesta! Ai incredere in partenerul de viata si de afaceri. Iarta-i greselile si nu il bate la cap. Nu ii verifica telefonul sau emailul, da-i credit si incredere. Sprijina-l si nu ii fa viata un iad pentru ce a facut sau nu a facut. Sau convoaca o adunare generala a asociatilor si puneti cartile pe fata, cu calm si cu ingaduinta. Daca nu merge bine, pune punct undeva: in business sau in cuplu. Care din ele cantaresc mai greu pentru tine?

Azi a venit la mine un cuplu in viata si in afacere, in impas. Sunt doi oameni extraordinari si mi-am dat seama ca afacerea le poate afecta viata de familie. M-am straduit sa le dau o directie in afacerea pe care o au, dar am neglijat sa le vorbesc despre viata lor de familie si cat de importanta este ea. Au realizat lucruri extraordinare impreuna si vreau, pe aceasta cale, sa le aduc aminte ca se au unul pe celalalalt si cat de puternici sunt amandoi. Ca vor razbate dificultatile de azi, iar maine e o noua zi.

Daca as putea da timpul inapoi, poate unele lucruri le-as face diferit in viata personala, dar nimeni nu mi-a spus si nici nu mi-a atras atentia unde gresesc sau cum sa imbunatatesc, ca vorba aia: “da-mi Doamne mintea de pe urma!”

Profituri maxime iti doresc!

Foto credit: Oku

Distribuie Aceasta Postare

12 recomandari despre etica in afaceri – mici sfaturi de zi cu zi

De la lipsa eticii in afaceri pleaca toate problemele pe care le intalnim, de la neincasarea facturilor, concurenta neloiala, pierderea clientilor si pana la legislatia reactiva de care avem parte, pentru ca sunt pedepsiti cei onesti si cinstiti si nu cei care merita.

Am norocul sa fac parte de dintr-o comunitate de business networking (BNI Romania) care mi-a imbogatit cunostintele si m-a slefuit ca om. Aici am invatat lucruri pe care nu le-am intalnit nici in scoli si nici in carti, mi-au fost eliminate frici si temeri, am descoperit ABC-ul credibilitatii si cat de important este sa o castig. Multe din regulile eticii tin de bun simt, care nu se gaseste din abundenta in jurul nostru.

In cei aproape 7 ani de business networking am intalnit mii de antreprenori si oameni de afaceri, am strans numeroase maini, am colectionat cosuri intregi de carti de vizita, am avut sute de intalniri. Concluzia generala este ca daca am generaliza bunul simt, afacerile noastre s-ar desfasura intr-o lume mai buna, cu incredere si respect.

  1. Strangerea de mana – daca esti femeie, arata-mi increderea si fermitatea ta, nu imi intinde un „peste mort”, ca exact asta o sa imi inspire. Daca esti barbat, inspira-mi acest lucru prin hotarare, nu imi rupe mana. Ajusteaza strangerea mainii de fiecare data, in functie de persoana din fata ta.
  2. Cartea de vizita – imi arata cine esti. Esti o bucatica de hartie taiata cu cutterul, cu date vechi si incomplete sau esti mai mult de atat? Lasa-mi o impresie placuta, curata, aerisita si care sa imi spuna o poveste reala despre tine. Obisnuiesc sa notez diverse detalii pe cartile de vizita care ma intereseaza, insa pe unele imi este imposibil si ajung la cosul de gunoi. Fa-ma sa imi amintesc de tine cu usurinta.
  3. Stabilirea intalnirii – Ne-am rezervat amandoi timp in agenda , asa ca pregateste-te din timp cu cateva informatii. Internetul e vast iar eu o persoana deschisa, deci nu e cazul sa imi vinzi castraveti, ca ne pierdem timpul. Nu imi solicita intalniri de pe o zi pe alta, indiferent cat de mare este oportunitatea pentru businessul meu. Confirma intalnirea in ziua respectiva, iar detaliile le gasesti pe cartea de vizita. Infirma intalnirea sau reprogrameaz-o, in cazul in care a aparut ceva. La randul meu, imi confirm intalnirile inainte sa plec spre ele si de multe ori am avut surprize neplacute si m-am intors din drum. Sau am asteptat sa apara intanirea, degeaba.
  4. Fii punctual – este cel mai important aspect la o prima intalnire, iar traficul nu este o scuza cat inca nu s-a inventat teleportarea. Daca intarzierea depaseste 15 minute, vei avea parte de atata timp cat mi-a ramas, pentru ca eu am alocat maxim 50 minute. Prefer sa ajung un pic mai devreme, iar in cazul in care agenda imi este data peste cap, anunt intarzierea cu scuzele de rigoare, eventual reprogramez, ca sa nu stric si ziua persoanei care ma asteapta. Este o reactie in lant si hai sa o tratam cu respect.
  5. Uita de telefon in timpul intalnirii – stiu ca esti o persoana ocupata, la fel si eu. Dar acorda-mi acelasi respect pe care ti-l acord si eu si nu rspunde la telefon, in timp ce eu ma uit pe pereti. Pot fi si cazuri exceptionale, dar anunta inainte si cere-ti scuze. Atunci cand nu poti vorbi, nu raspunde! Revino dupa aceea cu un telefon. In timpul intalnirilor telefonul meu este pe silent si il folosesc doar pe post de ceas. Dupa ce ma eliberez, returnez apelurile pierdute, cu scuzele de rigoare. Acord atentie maxima la intalnire, la fel cum fac si cu tine, deci nu te supara daca nu raspund imediat si nici nu suna de sapte ori consecutiv, foloseste mesajul.
  6. Emailul in afaceri – regulile sunt simple: foloseste o adresa de email de afaceri cu nume@firma.etc si uita de adresa personala gen: alexicasoulrebel, adinutamaimutica, florin69, mariuscuceritorul. Imaginatia e nebanuita, dar da dovada de imaginatie in business, nu la adresa de email. De asemenea, documenteaza-te un pic despre scrierea emailurilor, in mod special despre subiect, modul de adresare si formula de incheiere. Subiectul este singurul care face diferenta intre a-l citi sau a-l sterge. Descopera „Replay to all” si respecta-l, daca este cazul Ai grija cand dai forward, cat de confidentiala este conversatia anterioara. Sunt multe de spus si multi facem greseli, dar de cand cu GDPR-ul, ma uit mai atent!
  7. Nu uita ce ai promis – ca e discount, ca e oferta, ca e o referinta, ca e un contact, ca e o intalnire. Cel mai bine e sa folosesti o agenda si sa revezi promisiunile facute. Respecta-le daca vrei sa fii respectat. Toti uitam, asa ca cere-ti scuze daca esti tras de maneca.
  8. Trimite oferta – daca ti se solicita o oferta sau estimeaza un timp de raspuns. Cere informatii suplimentare, daca nu stii cum sa o conturezi sau stabileste o intalnire. Sunt situatii in care oferta este personalizata, cum este in cazul serviciilor contabile si nu pot livra o oferta standard, ca la piata. Dar traiesc destul de des cazuri in care solicit o oferta si nu o mai primesc niciodata. Stabileste-ti un termen propriu de raspuns la solicitari si respecta-l.
  9. Discuta oferta si contractul – poate sunt neintelegeri de ambele parti. Explica unde poti negocia si vezi care sunt temerile celui din fata ta. Spune-i de ce nu modifici o clauza si ce asteptari ai de la aceasta negociere. Afacerile se fac intre oameni, nu intre firme si caram dupa noi experiente neplacute. Protejeaza-te de pe acum, ca sa nu platesti mai mult ulterior.
  10. Evita costurile ascunse in oferta sau contract – este lucrul care deterioreaza relatia comerciala iremediabil. Fii deschis si sincer din primul moment, nu ascunde costuri, in speranta ca o sa iti prinzi clientul la inghesuiala. Daca ai uitat, asuma-ti! La urmatorul client nu o sa mai uiti. Dar nu il perde pe acesta si nu il mintii!
  11. Asculta – ca de aia ai doua urechi si o gura, ca sa le folosesti proportional. De multe ori temerile si frustrarile clientului tau te pot ajuta sa iti imbunatatesti serviciile sau sa te diferentiezi in ceea ce faci. Un feedback constructiv iti poate salva relatia cu clientul sau poti castiga unul nou.
  12. Plateste la timp – neplata la timp este cea mai mare lipsa de respect pentru munca furnizorului tau. Nu ai toti banii, trimite-i cati ai si spune-i cand va fi plata urmatoare. Stiu ca si pe tine te-au incurcat clientii tai, insa nu duce acest bulgare mai departe. Cum tu renunti la clientii rau-platnici si furnizorul tau va renunta la tine sau iti va vinde mai scump. Neplata la scadenta a ajuns la rang de virtute la multi „afaceristi” din aceasta tara, iar costurile finantarii lor le suportam noi toti. Ce tie nu-ti place, altuia nu-i face, asa ca plateste-ti facturile la timp!

Mi-ar placea sa imi spui cu ce te confrunti si ce nu iti place la partenerii tai de afaceri. Poate impreuna putem sa imbunatatim etica in afaceri si sa ne desfasuram activitatea intr-o lume mai buna.

Profituri maxime iti doresc!

Distribuie Aceasta Postare