12 recomandari despre etica in afaceri – mici sfaturi de zi cu zi

De la lipsa eticii in afaceri pleaca toate problemele pe care le intalnim, de la neincasarea facturilor, concurenta neloiala, pierderea clientilor si pana la legislatia reactiva de care avem parte, pentru ca sunt pedepsiti cei onesti si cinstiti si nu cei care merita.

Am norocul sa fac parte de dintr-o comunitate de business networking (BNI Romania) care mi-a imbogatit cunostintele si m-a slefuit ca om. Aici am invatat lucruri pe care nu le-am intalnit nici in scoli si nici in carti, mi-au fost eliminate frici si temeri, am descoperit ABC-ul credibilitatii si cat de important este sa o castig. Multe din regulile eticii tin de bun simt, care nu se gaseste din abundenta in jurul nostru.

In cei aproape 7 ani de business networking am intalnit mii de antreprenori si oameni de afaceri, am strans numeroase maini, am colectionat cosuri intregi de carti de vizita, am avut sute de intalniri. Concluzia generala este ca daca am generaliza bunul simt, afacerile noastre s-ar desfasura intr-o lume mai buna, cu incredere si respect.

  1. Strangerea de mana – daca esti femeie, arata-mi increderea si fermitatea ta, nu imi intinde un „peste mort”, ca exact asta o sa imi inspire. Daca esti barbat, inspira-mi acest lucru prin hotarare, nu imi rupe mana. Ajusteaza strangerea mainii de fiecare data, in functie de persoana din fata ta.
  2. Cartea de vizita – imi arata cine esti. Esti o bucatica de hartie taiata cu cutterul, cu date vechi si incomplete sau esti mai mult de atat? Lasa-mi o impresie placuta, curata, aerisita si care sa imi spuna o poveste reala despre tine. Obisnuiesc sa notez diverse detalii pe cartile de vizita care ma intereseaza, insa pe unele imi este imposibil si ajung la cosul de gunoi. Fa-ma sa imi amintesc de tine cu usurinta.
  3. Stabilirea intalnirii – Ne-am rezervat amandoi timp in agenda , asa ca pregateste-te din timp cu cateva informatii. Internetul e vast iar eu o persoana deschisa, deci nu e cazul sa imi vinzi castraveti, ca ne pierdem timpul. Nu imi solicita intalniri de pe o zi pe alta, indiferent cat de mare este oportunitatea pentru businessul meu. Confirma intalnirea in ziua respectiva, iar detaliile le gasesti pe cartea de vizita. Infirma intalnirea sau reprogrameaz-o, in cazul in care a aparut ceva. La randul meu, imi confirm intalnirile inainte sa plec spre ele si de multe ori am avut surprize neplacute si m-am intors din drum. Sau am asteptat sa apara intanirea, degeaba.
  4. Fii punctual – este cel mai important aspect la o prima intalnire, iar traficul nu este o scuza cat inca nu s-a inventat teleportarea. Daca intarzierea depaseste 15 minute, vei avea parte de atata timp cat mi-a ramas, pentru ca eu am alocat maxim 50 minute. Prefer sa ajung un pic mai devreme, iar in cazul in care agenda imi este data peste cap, anunt intarzierea cu scuzele de rigoare, eventual reprogramez, ca sa nu stric si ziua persoanei care ma asteapta. Este o reactie in lant si hai sa o tratam cu respect.
  5. Uita de telefon in timpul intalnirii – stiu ca esti o persoana ocupata, la fel si eu. Dar acorda-mi acelasi respect pe care ti-l acord si eu si nu rspunde la telefon, in timp ce eu ma uit pe pereti. Pot fi si cazuri exceptionale, dar anunta inainte si cere-ti scuze. Atunci cand nu poti vorbi, nu raspunde! Revino dupa aceea cu un telefon. In timpul intalnirilor telefonul meu este pe silent si il folosesc doar pe post de ceas. Dupa ce ma eliberez, returnez apelurile pierdute, cu scuzele de rigoare. Acord atentie maxima la intalnire, la fel cum fac si cu tine, deci nu te supara daca nu raspund imediat si nici nu suna de sapte ori consecutiv, foloseste mesajul.
  6. Emailul in afaceri – regulile sunt simple: foloseste o adresa de email de afaceri cu nume@firma.etc si uita de adresa personala gen: alexicasoulrebel, adinutamaimutica, florin69, mariuscuceritorul. Imaginatia e nebanuita, dar da dovada de imaginatie in business, nu la adresa de email. De asemenea, documenteaza-te un pic despre scrierea emailurilor, in mod special despre subiect, modul de adresare si formula de incheiere. Subiectul este singurul care face diferenta intre a-l citi sau a-l sterge. Descopera „Replay to all” si respecta-l, daca este cazul Ai grija cand dai forward, cat de confidentiala este conversatia anterioara. Sunt multe de spus si multi facem greseli, dar de cand cu GDPR-ul, ma uit mai atent!
  7. Nu uita ce ai promis – ca e discount, ca e oferta, ca e o referinta, ca e un contact, ca e o intalnire. Cel mai bine e sa folosesti o agenda si sa revezi promisiunile facute. Respecta-le daca vrei sa fii respectat. Toti uitam, asa ca cere-ti scuze daca esti tras de maneca.
  8. Trimite oferta – daca ti se solicita o oferta sau estimeaza un timp de raspuns. Cere informatii suplimentare, daca nu stii cum sa o conturezi sau stabileste o intalnire. Sunt situatii in care oferta este personalizata, cum este in cazul serviciilor contabile si nu pot livra o oferta standard, ca la piata. Dar traiesc destul de des cazuri in care solicit o oferta si nu o mai primesc niciodata. Stabileste-ti un termen propriu de raspuns la solicitari si respecta-l.
  9. Discuta oferta si contractul – poate sunt neintelegeri de ambele parti. Explica unde poti negocia si vezi care sunt temerile celui din fata ta. Spune-i de ce nu modifici o clauza si ce asteptari ai de la aceasta negociere. Afacerile se fac intre oameni, nu intre firme si caram dupa noi experiente neplacute. Protejeaza-te de pe acum, ca sa nu platesti mai mult ulterior.
  10. Evita costurile ascunse in oferta sau contract – este lucrul care deterioreaza relatia comerciala iremediabil. Fii deschis si sincer din primul moment, nu ascunde costuri, in speranta ca o sa iti prinzi clientul la inghesuiala. Daca ai uitat, asuma-ti! La urmatorul client nu o sa mai uiti. Dar nu il perde pe acesta si nu il mintii!
  11. Asculta – ca de aia ai doua urechi si o gura, ca sa le folosesti proportional. De multe ori temerile si frustrarile clientului tau te pot ajuta sa iti imbunatatesti serviciile sau sa te diferentiezi in ceea ce faci. Un feedback constructiv iti poate salva relatia cu clientul sau poti castiga unul nou.
  12. Plateste la timp – neplata la timp este cea mai mare lipsa de respect pentru munca furnizorului tau. Nu ai toti banii, trimite-i cati ai si spune-i cand va fi plata urmatoare. Stiu ca si pe tine te-au incurcat clientii tai, insa nu duce acest bulgare mai departe. Cum tu renunti la clientii rau-platnici si furnizorul tau va renunta la tine sau iti va vinde mai scump. Neplata la scadenta a ajuns la rang de virtute la multi „afaceristi” din aceasta tara, iar costurile finantarii lor le suportam noi toti. Ce tie nu-ti place, altuia nu-i face, asa ca plateste-ti facturile la timp!

Mi-ar placea sa imi spui cu ce te confrunti si ce nu iti place la partenerii tai de afaceri. Poate impreuna putem sa imbunatatim etica in afaceri si sa ne desfasuram activitatea intr-o lume mai buna.

Profituri maxime iti doresc!

Distribuie Aceasta Postare

Am fost condamnata la viata

Am fost condamnata de destin, atunci cand a trebuit sa dau „delete” la rolul meu de mama din aceasta lume.

Am avut doua dorinte fierbinti si stiu ca nu se vor mai implini niciodata!

Mi-am dorit sa imi simt copilul in pantec si mi-am imaginat ca este cea mai minunata emotie pentru care a fost creat trupul unei femei.

Mi-am dorit sa simt fiorul alaptatului, gura infometata si suvoiul de iubire ce ar fi putut tasni din sanii mei.

Mi-am iubit toate papusile din copilarie si le-am facut promisiuni marete. Mi-am plamadit scurtmetraje din viata mea de mama, cu zambetul imaculat al fetitei mele, cu chiotele ei de bucurie, cum i-am numarat degetelele si i-am sarutat talpile, m-am imbatat cu ganguritul ei si m-am uimit cat este de zglobie. Am visat cum facem lectiile si cum ne jucam impreuna. I-am spus toate povestile cu happy-end si i-am dat toate povetele izvorate din iubire si din suferintele mele anterioare. Am vegheat-o si am calauzit-o in drumul ei. Am privit curioasa ce ii place, ca sa descopar ce destin o sa urmeze.

Ar fi chemat-o Sofia si as fi primit dreptul sa ii fiu mama, dar am fost condamnata sa ma irosesc. Atunci am urlat la toti dumnezeii care m-au blestemat sa traiesc degeaba.

Am inceput sa ma tarai prin viata fara vise si fara filme, ca pe un ecran cu purici si zgomot asurzitor. M-am intrebat care este rostul meu pe lume si ce las in urma mea. Sau de ce trebuie sa traiesc.

Am invatat sa ma reconstruiesc din cioburi si sa imi continui viata, fara sa imi indeplinesc scopul pentru care am fost invitata in aceasta lume. Am invatat sa imi duc existenta mai departe, pentru viata care mi-a fost data, chiar daca nu am dat viata. Am invatat sa ofer iubire oriunde in jurul meu, poate mai multa decat trebuia, pentru ca aveam in plus. Am invatat sa port de grija altor persoane care nu erau sangele meu. Am invatat sa modelez oameni care nu imi erau apropiati. Am invatat sa alin si sa inteleg persoane pe care nu le-am alaptat. Am invatat sa imi pese de viitorul copiilor ipotetici pe care i-as fi putut avea si de urmasii celor cunoscuti si necunoscuti.

Am invatat sa cladesc o lume mai buna in jurul meu, chiar daca nu am un rol principal, ci sunt doar un figurant umil, care trece prin cadrul vietii pret de o secunda, fara sa ii apara numele pe genericul universului.

Distribuie Aceasta Postare

Leapsa cu casele de marcat – Scrisoarea a II-a

…sau scrisori de dragoste pentru legiuitorul roman

SCRISOAREA A II-A

Draga legiuitorule,

Iti scriu eu, contabilul roman.

In primul rand, inteleg ca ai vrut sa iei atitudine impotriva evaziunii fiscale, si din acest motiv ai hotarat sa schimbam vechile case de marcat cu modelul nou, cu jurnal electronic. Pentru ca n-au stiut unde sa intrebe si pe cine sa creada, mai toti clientii mei au apelat la mine ca sa le spun ce casa de marcat sa aleaga.

Asa ca m-am apucat sa cercetez – desi aceiasi clienti bateau din picior sa le rezolv situatiile lunare – am pus intrebari, am comparat, am verificat la distribuitori cum stau cu stocurile si era cam stravezie situatia.

Daca m-ar fi intrebat cineva inainte, as fi zis ca nu, nu sunt de acord sa invat IT, Java 6 sau Java 7, Soft J si Dukintegrator, sa  trimit fisierul xml, sa il procesez cu softurile invechite si sa plang ore intregi pana primesc o recipisa.

Nu-mi place ca am inca 8 declaratii de completat si de depus pe 20 ale lunii, cand eu declar totul pana pe 25 ale lunii: C801, A4200, A4203, F4101, F4102, F4103, F4105, F4109.

Te rog eu, legiuitorule, rezolva cumva cu serverele si fa-le sa fie functionale, ca sa afli mai lesne ce fel de afaceri fac clientii mei, fara ca asta sa ma implice si pe mine!

Chiar daca am o semnatura electronica, nu inseamna ca trebuie sa imi asum raspunderea pentru bonurile fiscale ale clientului, rolul meu e altul. Si, pana una-alta, am fost pe post de consilier in alegerea si folosirea noilor case de marcat cu jurnal electronic si de IT-ist de serviciu.

Pana la urma, am ales Daisy Tech. Patru modele avizate inca din vara, specificatii tehnice de top, cel mai mic pret din piata. Si, cel mai important lucru, case de marcat mereu in stoc, gratie celor 3 fabrici din Bulgaria care au mers la capacitate maxima, mai ales in perioada octombrie-noiembrie. Ti-am zis ca m-am documentat! Clientii mi-au multumit si, pentru ca le-am fost de ajutor, tot la mine au apelat ca sa-i luminez si cu trimiterea fisierelor xml la ANAF si n-am avut probleme la extragerea fisierelor xml, avand mai multe posibilitati de a face asta: pe suportul extern de stocare, pe computer sau chiar pe telefonul mobil.

Tu cititorule, daca nu ti-ai luat casa de marcat, gasesti pe stoc la Daisy Tech. Grabeste-te, ca te asteapta ANAF-ul la fiscalizare. Sau la amenzi.

Foto credit: Valentina Saygo

Distribuie Aceasta Postare

Incotro cu indicatorii financiari?

De cateva saptamani nu mai am somn si nici pofta de mancare, in mod special de cand au aparut discutiile despre cresterea salariului minim diferentiat, in functie de studii si vechime. Chiar daca sunt un om al cifrelor, citirea lor m-a doborat, mai ales cand guvernul arunca cu „cresterea economica” pe ecranul televizorului. Mi-as dori sa ma regasesc si eu in acele statistici, insa lucrurile nu stau deloc asa.

Pentru o firma de contabilitate, ma confrunt cu probleme pentru care cartile nu au solutii. Si de aici si intrebarea mea retorica: incotro cu indicatorii financiari?

Constat ca potential de crestere constat ca au mai toate businessurile pe care le intalnesc, dar au si provocari care nu apar in programul de guvernare.

  1. Lipsa personalului calificat. Cum spuneam, as putea sa cresc pana la cer, dar cu cine? Ca de una singura nu o sa imi iasa. Mai mult de atat, angajez tineri de pe bancile scolii, pentru care trebuie sa investesc timp si energie in programe de integrare si mentoring, ca sa fie productivi si independenti in vreo 3 luni de zile. Scoala ii livreaza pe tinerii absolventi cu fundita si diploma in mana, insa total rupti de realitate. Un astfel de absolvent devine profitabil dupa aproximativ 12 luni, dupa s-au investit sute de ore de training si monitorizare. Firmele nu au niciun fel de ajutor sau sustinere in sensul asta, iar acum vor trebui sa plateasca si salariul minim diferentiat pentru o diploma inutila si neperformanta. Chiar si asa, acesti tineri sunt din ce in ce mai greu si mai rar de gasit. O firma mica de consultanta este data la o parte de ofertele de internship ale multinationalelor. Cat despre programele agentiilor de somaj si subventiile acordate pentru absolventi, ele sunt infloritoare, la fel ca si birocratia specifica, dar fondurile lipsesc cu desavarsire.

 

  1. Cresterea costurilor salariale. In 2017 salariul minim a crescut cu 31% iar in ianuarie 2019 va creste cu 23%. Chiar daca NU imi platesc angajatii cu salariul minim pe economie, imi ajustez grila de salarizare fata de salariul minim. Dar cum sa fac fata unei cresteri de peste 50% in 2 ani, ani in care nu am ajustat cu acelasi procent si tarifele? Intr-o economie normala, preturile ar trebui aliniate cu cresterea costurilor, insa Romania nu este o astfel de economie. Discutiile despre cresterea salariilor sunt perfect justificate si sunt total de acord cu ele, insa aceasta crestere as trebui sa vina la pachet si cu modificarea tarifelor. Costurile mele salariale (cu sumele reale pe contract si nu la plic) au ajuns sa reprezinte 70% din cifra de afaceri, cand ele nu ar trebui sa depaseasca 45-50%. Si de aceea nu am somn. E adevarat ca la un moment dat aveam salariile cu 15% mai ridicate decat cele din in industria mea, insa statul a devenit cel mai mare concurent si mi-a taiat fata. Da, salariile de la stat sunt vadit mai mari decat cele din privat.

 

  1. Recuperarea creantelor. Este un subiect atat de arzator, incat aproape ca se discuta in soapta in mediul de business. Da, inlcusiv eu am parte de clienti care mint ca nu au bani in cont, dar uita ca extrasul lor bancar ajunge in mainile mele. Am mai scris aici despre acest subiect care ustura, vad usoare imbunatatiri dupa masurile pe care le-am implementat, stau mult mai bine decat alte afaceri, insa avem in jurul nostru multa lipsa de respect pentru factura primita. Lipsa de etica in business a atins cote extrem de ridicate, iar pentru recuperarea creantelor de la clienti se aloca resurse, energie si timp, mai mult ca inainte. Ma uit la soldurile clientilor mei si imi vine sa plang cu balanta in mana, incat ma doare cand le trec sumele la „creante incerte”. Adica li se pune cruce. Iar daca ma uit in jur, stiu ca statul este cel mai rau platnic, de la onorarea contractelor pana la rambursarea tva-lui, recuperarea sumelor din concedii medicale, fonduri nerambursabile si altele.

 

  1. Lipsa disponibilitatilor banesti. Cashflow-ul negativ este in stransa legatura cu recuperarea creantelor, dar nu intotdeauna. Sunt in continuare afaceri care nu isi permit achitarea furnizorilor la scadenta, a salariilor la timp sau a taxelor si impozitelor. Iar de aici incepe efectul de bulgare de zapada, in care fiecare pion al economiei este afectat. Nu sunt de acord cu practicile intalnite si nu ma regasesc printre ele, insa toate acestea genereaza o concurenta neloiala care afecteaza fiecare business in parte, fie ca e el mic sau mare. Vorba aceea, sa ma fereasca Dumnezeu de parteneri datori, ca de restul ma feresc eu singura.

 

  1. Scaderea productivitatii muncii. Productivitatea muncii intr-un cabinet de contabilitate a ajuns la cote minime istorice. Nu ajung sa fac ce am invatat sa fac, pentru ca marea parte a timpului o aloc declaratiilor redundante catre ANAF, programelor lor incalcite, serverului disfunctional, popririlor neintemeiate, fiselor sintetice cu erori, notificarilor aberante si zecilor de drumuri in care caram dosare si hartii inutile. Nu vreau sa dezbat prea mult acest subiect, insa tehnologizarea nu a ajuns la contabilitatea romaneasca, este la nivel de evul mediu si asta ne consuma toti banii si timpul.

 

  1. Marja de profit. Pentru mine acesta este indicatorul cel mai important si cel mai relevant (Profit net x 100/ Cifra de afaceri). Ar trebui ca fiecare antreprenor si manager sa il cunoasca la orice ora din zi si din noapte. Din cauza lui nu dorm si nu mananc, pentru ca benchmarkul pentru o firma de contabiliate, intr-o lume ideala este de 10%. Doar ca noi nu traim intr-o lume ideala. La acest indicator se adauga consecintele celor 5 de mai sus, plus cel care urmeaza.

 

  1. Concurenta neloiala. Ma refer la acea concurenta neloiala din industrie. Acele firme care au o marja de profit aberanta si, crede-ma, ca nu sunt putine. Deschide mfinante.ro si uita-te la lista principalilor tai concurenti. Iar aberatiile in afara benchmarkului nu inseamna altceva decat: venituri la negru si munca la negru sau gri. Mai inseamna datorii neplatite, indiferent daca sunt catre furnizori sau catre fisc. Inseamna facilitati fiscale pentru domenii favorizate de guvern (mai nou, constructiile se vor bucura de promisiunile prim-ministrului si nu inteleg de ce?). Inseamna munca de mantuiala, inseamna neasumarea responsabilitatii, lipsa de etica, tot ceea ce eu am jurat sa respect cu sfintenie.

Cresterea economica este la cote maxime, dar mediul de afaceri sangereaza si este in agonie. Nu sunt singura care se confrunta cu aceste probleme. Suntem multi si tacuti. Si atunci, ce facem cu indicatorii financiari? Pentru ca, daca mai tragem mult de ei, se rup si ne pleznesc peste ochi.

Foto credit: arhiva Ask For

Distribuie Aceasta Postare

Ce-mi doresc eu mie, iti doresc si tie

Iti doresc sa ierti, dar sa nu uiti! Sa ierti raul care ti s-a facut, pentru tine si pentru tara ta, dar sa nu uiti de la cine a venit. Tine-ti prietenii aproape si dusmanii si mai aproape, zice o vorba. Si iarta-i, ca nu stiu ce fac!

Iti doresc sa ai putere, sa duci in carca toate poverile de care ai parte! Poti sa duci mai mult decat iti imaginezi, iar la un moment dat, se vor sfarsi toate relele si iti vei trage sufetul. Viata ta nu se termina aici si acum, chiar daca durerea te copleseste cateodata. Uita-te in urma ta, cata putere au avut cei care au zamislit minunile acestei tari si prin cate nedreptati au trecut, nu au cedat. Iar ei ne-au dat stafeta, iar noi doi promitem ca o ducem mai departe. Pentru ca puterea sta in noi, cei multi si drepti!

Iti doresc sa ai curaj, cum au avut toti cei din-naintea ta. Sa le ceri in soapta ajutorul, bunicilor si strabunicilor tai. Nici lor nu le-a fost usor, dar au razbit si au avut blandetea sa te inzestreze pe tine cu toate puterile lor. Esti sange din sangele lor si curajul lor curge prin venele tale. Fa-i mandri de tine si arata-le ca tara lor e misiunea ta!

Iti doresc sa iei atitudine, sa spui ce te doare si ce nu este corect. Sa nu mai treci nepasator pe strada, sa nu intorci capul, pentru ca istoria nu s-a scris in tacere, s-a scris cu jertfa si cu idealism. Implica-te, voteaza, pune osul la treaba. Fa ceva, orice iti trece prin minte! Fiecare gest conteaza, atat al meu, cat si al tau. Sa ramanem uniti, sa fim mandri si demni in tot ce facem!

Iti doresc sa te schimbi tu, ca atunci se va schimba si lumea din jurul tau. Si eu si tu ne dorim o lume mai buna si mai frumoasa, insa noi doi avem misiunea sa o schimbam si sa veghem asupra ei. Sa schimbam toate relele care ne domina acum, sa ne luam tara inapoi din mainile coruptiei, minciunii si hotilor. Doar daca tu te schimbi, ii putem schimba pe ei.

Iti doresc sa fii bun si bland, sa te iubesti pe tine si aproapele tau. Iubirea e balsam pentru suflet si vindeca rani adanci. Iubirea te face mai bun, iar blandetea deschide inimi impietrite. Sa ii dam la o parte pe cei ce au uitat de bunatate. Pentru ca vrem si ca putem!

Iti doresc sa ajuti, sa muncesti cu toata fiinta ta in ceea ce faci si ceva in plus. Sa uiti de oboseala, sa nu ai tihna pana nu termini toata treaba de facut, pentru ca avem amandoi mult de lucru, iar impreuna terminam mai repede. Si cand vom ispravi, vom stii ca am facut totul cu sufletul curat.

Iti doresc sa visezi la locul asta ca la un loc mai bun, la o tara curata si dreapta, pentru ca aici e casa ta. Uita-te cat este de frumoasa patria noastra si cum ne minunam amandoi de aceste locuri. Uita-te ce ne-a lasat Dumnezeu si spune-mi tu, nu e un colt de rai? Iar daca inchizi ochii, poti sa o vezi in toata splendoarea ei. Viseaza la ea asa cum ar trebui sa fie si nu iti pierde visul!

Iti doresc sa speri, sa te uiti pe cer si sa vezi cat e de senin si de curat. Sa privesti infinitul, pentru ca acolo se ascunde speranta unor zile mai bune. Fara speranta, sufletul ne moare cate putin. Speranta e in tine, e in mine, e in noi!

Ce-mi doresc eu mie, iti doresc si tie! Dulce Romanie, de-asta te iubesc…

Foto credit: Valentina Saygo

Distribuie Aceasta Postare

Ziua de azi se termina azi, iar maine e un alt maine…

Sunt zile care ma sug de energie, ma naucesc pana la ameteala, ma lasa fara cuvinte, ma secatuiesc de nu mai am putere nici macar sa clipesc. Ma lasa impietrita si fara vlaga. Si cu creierul intepenit.

In astfel de zile, indiferent care ar fi fost motivul de drept, un manager trebuie sa mearga mai departe. Trebuie sa duca povara pe care o are de dus. Trebuie sa isi caute claritate in gandire.  Trebuie sa gaseasca o urma de putere in adancul fiintei lui.

Stiu, nici mie nu imi place acest „trebuie” si nu reusesc sa ma obisnuiesc cu pronuntia lui. Ma zgarie pe creier si ma face sa ma impotrivesc fata de tot ce mi se pune de-a curmezisul.

Nu stiu cum esti tu in astfel de momente si cum reusesti sa mergi mai departe. Insa eu ma duc acasa, ma ascund in canapea cu o patura si un pahar de vin, caut sa imi sune in boxe o muzica plata si imi ascult gandurile. Sau imi deschid caietul in care imi vars cuvintele cu patima. Fac asta ca sa nu scriu emailuri in gand peste noapte, cu ochii pironiti in tavan si in bezna, ca sa ma agat de un fir pe care il innod cu speranta la ziua de maine.

De doua luni am ales ca miercurea sa lucrez de acasa, pentru ca sa am timp sa respir si sa ma incarc de energie. Sa imi ascult ideile, sa le astern pe hartie si sa imi analizez activitatile. De cand fac lucrul acesta, ma simt mai productiva, mai inspirata si mai plina de idei, chiar daca inghesui restul sarcinilor in patru zile la birou. Nu e usor, dar nu e nici imposibil. Am patru zile intense, in care imi fortez limitele, insa am ziua de miercuri in care respir, trag aer in piept si ma pregatesc pentru joi si vineri. Sa nu crezi ca sambata sau duminica e pauza totala, dar lucrez cu drag la ideile si proiectele mele.

Azi a fost una din acele zile grele, cand am plecat de la birou ca un zombi si in care am ajuns acasa aproape in patru labe. M-am tarat pana la canapea, cu laptopul in brate. In seara asta am ales sa ma inund cu Khachaturian si mi-am amintit ca am blog. Si ca nu sunt singura, te am pe tine, care citesti aceste randuri. Asa ca m-am gandit sa iti scriu tie, sa-ti spun ce simt si cum merg mai departe. Imi pun sufletul pe tava si ma dezbrac fara pudoare in fata ta.

In seara asta mi-am amintit de visele mele sau de momentele frumoase de peste zi, chiar daca le-am ignorat.  Mi-am amintit de echipa mea minunata, pe care ma pot baza si fara de care nu as mai fi eu cea de azi. Mi-am amintit de profesia pe care o fac cu pasiune, altfel mai bine nu o mai fac. Mi-am amintit de rezultatele extraordinare de peste an, cat de mici pot fi ele pentru tine, pentru mine sunt imense, facute cu multa truda si cu multa energie. Mi-am amintit de oamenii dragi cu care colaborez, clienti si furnizori, pentru care ziua de maine este o noua promisiune a mea pentru ei.

Mi-am amintit ca maine e miercuri si este o noua zi. Ca maine voi avea suficient timp sa ma gandesc la cele de azi. Ca maine voi uita de dezamagiri, de nedreptati, de incorectitudini, de greseli si de rautatile incasate. Ziua de azi se termina azi! Iar maine e un alt maine, mai bun ca azi…

Foto credit: Valentina Saygo

Distribuie Aceasta Postare

Leapsa cu casele de marcat

…sau scrisori de dragoste pentru legiuitorul roman

SCRISOAREA I

Draga legiuitorule,

Iti scriu eu, antreprenorul roman. Iti multumesc ca te gandesti la prosperitatea tarii si ca te-ai decis sa pornesti lupta cu evaziunea fiscala. Vad ca ai gasit-o la cei cu case de marcat vechi si ca i-ai pus sa le schimbe cu unele noi, in care te vei uita pe gaura cheii la ce face evazionistul in timp real. Sa stii ca cei care au emis bonuri fiscale, o vor face in continuare, mai ramane sa vedem daca cei care nu au facut-o pana acum vor ajunge pe calea cea buna.

Dar, ghinion, serverele ANAF nu functioneaza, asa ca mult-asteptatele functionalitati ale noilor case de marcat, adica GPRS, bluetooth sau wi-fi, inca nu pot fi utilizate. Nu e pacat? In Bulgaria, acolo unde sunt produse casele de marcat Daisy, de exemplu, conexiunea online e stabilita deja de 7 ani, iar transmiterea informatiilor fiscale lunare se face in cateva minute. De ce sa ramanem noi mai prejos de vecinii nostri?

Stiu ca ai ras si tu de gluma aia „Declaratiile online se depun la ghiseul 2”, insa ea nu e o gluma, e o realitate pe care o traim zilnic. In momentul asta, contribuabilul este obligat sa trimita un fisier xml pana pe 20 a lunii urmatoare. Asa ca e vital  sa alegem o casa de marcat la care fisierele xml sa fie usor de extras, macar asa sa ne ajute tehnologia. La modelele Daisy poti face asta cu ajutorul unui suport de stocare extern sau prin intermediul computerului ori al telefonului mobil.

M-am luptat ceva sa gasesc casa de marcat care sa ofere cea mai buna calitate la cel mai bun pret. Am gasit modelul Compact S de la Daisy care costa 790 lei cu TVA inclus. O afacere buna, avand in vedere ca nu imi trebuia doar una!  Apoi, m-am aruncat in hatisul luptei pentru fiscalizare.

Ai idee ce contine un dosar (cu sina) pentru fiscalizare?

Stai ca iti dau lista cu toate documentele pe care le-am plimbat de la distribuitor la firma, de la firma la distribuitor si apoi la ghiseul ANAF, drumuri care au durat cam 3 saptamani:

  • BI/CI al administratorului sau reprezentantului legal al firmei
  • Codul Unic de Inregistrare al firmei (CUI)
  • Certificat de Inregistrare Fiscala (CIF) pentru firmele inscrise in scopuri de TVA
  • Contractul de spatiu pentru punctul de lucru sau sediul social
  • Certificat constatator RECOM sau rezolutia punctului de lucru (daca este cazul)
  • Factura si chitanta de achizitie a casei de marcat
  • Certificat de garantie a casei de marcat
  • Proces verbal de sigilare a casei de marcat
  • Aviz de distributie si service pentru casa de marcat achizitionata
  • Cerere tip de atribuire a numarului de ordine a seriei fiscale
  • Declaratia C801 si recipisa declaratiei
  • Documentul de atribuire a numarului unic (NUI) obtinut din SPV
  • Contractul de prestari servicii pentru service (contract obligatoriu prevazut de lege)
  • Facturile pentru fiscalizare si pentru consumabile (role si registre)
  • Primul bon fiscal
  • Primul raport Z
  • Registrul special
  • Cartea de interventii
  • Declaratia de instalare

Stau si ma intreb ce facem noi doi, eu si tu, cu toate hartiile astea si unde este tehnologizarea despre care vorbeai?

Va urma Scrisoarea a II-a

Modelul

Foto credit: Daisy Tech

 

Distribuie Aceasta Postare

Factura noastra cea de toate zilele, fa-ne-o noua azi incasata!

De multe ori ma comport ca o moara stricata sau, ca sa fiu mai artistica, precum un disc de vinil zgariat. Cu rabdare si incredere in viitor, veghez la primii pasi in antreprenoriat ai clientilor mei, in asa fel incat sa ma asigur ca isi insusesc cunostintele minime obligatorii, pentru a razbate cu succes in visele lor.

De multe ori, poate de prea multe ori, am repetat diverse informatii, care pentru unii pot parea elementare, insa cu rar le gasesti stranse la un loc si exprimate simplist, astfel incat sa le inteleaga toata lumea. De aceea mi-am facut blog, sa ma exprim fara sa am presiunea timpului, sa adun informatiile intr-un manunchi, sa ma asigur ca ajung la cat mai multi utilizatori, sa fie la indemana celor care au nevoie.

Despre facturare am vorbit in multe din cursurile si workshopurile pe care le-am sustinut, pentru ca oamenii se simt stanjeniti sa puna intrebari, insa ajung sa faca greseli si sunt pusi in situatii neplacute. Asa ca, imi cer iertare daca vi se par prea simple informatiile despre facturi, dar eu ma ciocnesc zilnic de erori pe care trebuie sa le dreg.

Factura e marketing si ofera toate informatiile de care clientul are nevoie sa o plateasca usor, dar si sa te contacteze, in caz de nevoie. Nu tine cont doar de obligatiile legale si gandeste-te cum sa arate bine si sa fie lizibila.

Elementele obligatorii ale unei facturi

Datele emitentului: denumirea, adresa, codul unic de inregistrare, codul de inregistrare fiscala, banca si IBAN-ul. Dar eu recomand in continuare: reprezentantul emitentului, capitalul social, adresa de email sau telefon de contact, adresa site. (Nu vrei sa stii de cate ori un contabil este nevoit sa caute produsul pe google, ca sa il incadreze corespunzator).

Datele clientului: denumirea, adresa, codul unic de inregistrare, codul de inregistrare fiscala.

Detalii: seria facturii, numarul de ordine, data emiterii, cota de tva, regimul special de tva sau scutirile de taxa, tva la incasare (daca este cazul), denumirea si cantitatea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate, referire la  alte facturi emise anterior, care au legatura cu factura in cauza (avans, stornari etc.) pretul, valoarea si totalul facturii, numele delegatului, numele celui care intocmeste factura, datele mijlocului de transport in cazul marfurilor, scadenta facturii, semnatura emitentului.

Eu folosesc in continuare stampila, ea a fost eliminata doar in relatia cu institutiile publice. E o certificare a identitatii emitentului si tine loc de „gentleman’s agreement”. O sa renunt la ea atunci cand nu vor mai exista tepe si tepari pe piata.

Tipuri de facturi intalnite

Factura fiscala – este documentul pe baza caruia se evidentiaza venitul emitentului. De fapt ea este modalitatea de comunicare intre emitent si client, cu elementele de identificare ale fiecaruia, cu termene si obligatii de plata. Daca nu ne-ar obliga Codul Fiscal sa avem contract, as putea sintetiza ca factura poate fi considerata un contract intre cele doua parti, cu recunoasterea drepturilor de incasare si de plata, cu scadenta si detalii despre plata, cu asumarea serviciilor sau produselor livrate.

Cel mai indicat ar fi sa apelezi la un soft de facturare. Nu te vei incurca in numere si in date, o vei completa mai repede, sigur nu vei gresi cota de tva, nu o sa rescrii o factura peste alta, fara sa dai „save as” daca folosesti un xls, poti sa pui o sigla si sa pastrezi ordinea cronologic crescatoare. Eu recomand Smartbill, pentru ca indeplinseste toate exigentele legale (si in plus de atat), dar te si alerteaza la depasirea de plafoane.

Factura anulata – Factura se anuleaza doar in cazul in care te poti asigura ca nu a parasit biroul tau si clientul nu a inregistrat in evidentele lui aceasta factura. Mai mult de atat, seria si numarul facturilor anulate se raporteaza in Declaratia 394 (in cazul firmelor inregistrate in scopuri de TVA) si trebuie tinuta evidenta distincta a acestora. In cazul in care anulezi o factura deja transmisa unui client, exista riscul de neconcordanta intre cele declarate de tine si cele declarate de client si poate fi interpretat ca evaziune fiscala.

Factura stornata – Daca doresti sa anulezi o factura deja trimisa catre client, atunci emite o noua factura sorno, identica si la fel ca cea anterioara, dar cu alt numar, insa cu minus, precizand „storno la factura X”. Factura storno se emite punand „-„ la cantitate, sumele totale transformandu-se in sume negative. Factura poate contine mai multe pozitii, unele cu „+” si altele cu „-” fara probleme. Daca stornezi doar o pozitie de pe factura anterioara, ai grija sa pui „-„ la cantitate si sa verifici la total ca au fost scazute sumele.

Factura proforma – este un document intern, folosit pentru confirmarea unei comenzi si pentru a da clientului coordonatele platii. Ea nu se inregistreaza in contabilitate, pentru ca nu este un document fiscal. Iti recomand sa aiba o valabilitate limitata si precizata. In cazul in care proforma nu este achitata in termenul precizat, ai dreptul sa modifici pretul solicitat. Se practica in special in vanzarea de produse cu valoare mare, in cazul rezervarii unui produs, in mod special acolo unde preturile sunt fluctuante fata de cursul valutar. Trebuie sa ai grija ca, dupa incasarea ei, sa emiti factura fiscala pentru suma incasata, iar emiterea sa fie in luna calendaristica in care ai emis factura fiscala.

Factura emisa pe calculator si trimisa pe email nu este tot una cu factura electronica. Cea de-a doua este reglementata legal si este utilizata de marii furnizori, indeplinind anumite conditii privind siguranta emiterii si a transmiterii.

Factura de avans – este folosita in cazurile in care iei avans pentru o lucrare sau un serviciu. Recomand sa folosesti facturile de avans, in mod special pentru lucrari incerte si, de ce nu, sa testezi buna credinta a proaspatului client. Daca nu va plati factura de avans, in termenii scadenti stabiliti pe factura si in contract (atentie, sa fie prevazut) in mod cert nu va plati nici lucrarea. Avansul practicat ca procent din valoarea totala a contractului, ar trebui sa fie acoperitor pentru materialele sau investitia de timp pentru a incepe lucrarea respectiva. Poti practica un avans de 30% – 50%, in functie de ce se uziteaza in industria ta. Factura de avans nu se inregistreaza ca venit si nici nu intra in baza de impozitare a calculului impozitului pe venit sau profit. In schimb ea este purtatoare de TVA colectat (daca firma este inscrisa in scopuri de TVA).

Stornarea avansului – Daca anterior ai emis factura de avans si l-ai incasat, la terminarea lucrarii sau la livrarea produsului, va trebui sa emiti factura finala, plus pozitie separata in stornarea avansului deja facturat. Totalul facturii va fi suma exacta pe care o mai ai de incasat de la client. In contabilitate se inregistreaza ambele pozitii, respectiv pe venit intreaga lucrare, iar avansul storneaza contul intermediar folosit anterior. De multe ori emitentii uita sa storneze avansurile incasate si suntem pusi in ipostaze neplacute, de a regla contabil aceste situatii, fara documente si fara respectarea procedurii legale.

Autofactura –  Este documentul pe care il faci tu pentru tine si in numele tau, atunci cand trebuie sa colectezi sau deduci tva si iti lipsesc alte documente fiscale, deoarece tva-ul se deduce si se colecteaza numai pe baza unui document fiscal. Poti folosi autofactura in urmatoarele cazuri: pentru livrari de bunuri sau servicii catre sine, daca ai platit un avans catre un furnizor si nu ai primit factura, daca e nevoie sa ajustezi baza impozabila si alte cateva cazuri reglementate de Codul Fiscal.

Hai ca nu e greu. Pare complicat, dar ai facut tu lucruri mai dificile de atat. Si pana la urma, sa emiti primele facturi, e cea mai mare bucurie din antreprenoriat. Apoi astepti banii in cont!

Si nu uita:

  1. Facturile se emit in ordine cronologic crescatoare, fara pauze, gauri sau numere sarite.
  2. Atentie la datele facturilor, sa pastreze cronologia si sa nu fie intercalate.
  3. Foloseste o singura serie sau plaja de facturi, pentru a urmari acuratetea emiterii lor si pentru a avea control.
  4. In cazul in care sunt mai multe persoane care intocmesc facturi si plaje diferite, ai mare grija ca aceste persoane sa fie desemnate si sa isi asume responsabiliatea, conform deciziei de emitere a facturilor si procesului verbal de numire a persoanei responsabile.
  5. Nedeclararea facturilor se considera evaziune fiscala si poate fi sanctionata penal.
  6. Ai mare grija la depasirea plafoanelor legale, tocmai de aceea insist sa ii pui la dispozitie contabilului toate facturile emise si in timp util. Unele proceduri prevad sa se instiinteze ANAF-ul in 5 zile de la depasirea plafonului.
  7. Factura fiscala poate tine loc de contract in relatia cu clientul tau, dar nu il inlocuieste in cazul prestarilor de servicii. Codul Fiscal prevede obligativitatea existentei contractului de prestari servicii.
  8. Cel mai important lucru in firma ta este sa iti incasezi facturile emise, ca sa iti poti  desfasura activitatea in conditii optime. Asta inseamna sa acorzi o mare atentie acestui segment operational.
  9. Ca o factura sa fie incasata, ea trebuie emisa si transmisa clientului. Respecta termenii contractuali si emite facturile la timp. Verifica daca clientul a primit factura transmisa pe email. Emailurile se mai blocheaza pe parcurs. Nu ii permite clientului sa foloseasca acest inconvenient ca scuza pentru neplata la termen.
  10. In caz de litigiu cu un client restant, asigura-te ca acesta a recunoscut si si-a asumat obligatia de plata. Pentru acest caz exista semnatura de primire de pe factura. Un simplu email transmis nu este o dovada ca ai o creanta certa.

Profituri maxime iti doresc!

Foto credit: Valentina Saygo

Distribuie Aceasta Postare

Medicul si chitantierul

Zilele trecute am fost la medicul de familie, pentru ca niste probleme de sanatate m-au sacait atat de tare, ca nu stiam de unde sa incep. Mi-a dat o lista intreaga de medici specialisti, incat am inceput si eu cu cine mi-a fost la indemana si mi-a raspuns la telefon. M-am prezentat la primul medic, o doamna foarte draguta si amabila, usor coplesita de toate sarcinile administrative pe care le avea de facut. Ea centra, ea dadea cu capul, exact ca un veritabil antreprenor roman. Dupa ce am stat de vorba despre simptomele mele, am fost intrebata cu ce ma ocup si iata cum profesia de expert contabil are mai multe necunoscute pentru ea decat medicina pentru mine.

Mi s-a plans ca tocmai i-a plecat un pacient fara sa achite, ca i s-a terminat chitantierul, ca asistenta este in concediu si nu stie daca sa completeze registrul de casa si ca viata ei e un iad. Colac peste pupaza, cand sa achit consultatia, constat ca nu am numerar la mine si nici ea POS. Mi-am luat tocurile la plimbare si am mers tantosa pe stradutele din vecinanate sa gasesc un bancomat.

Si eu si ea am fost stanjenite usor de situatia neplacuta in care am fost puse si am mai stat un pic de vorba cand m-am intors si mi-a completat chitanta, pentru ca gasise un chitantier de rezerva in sertarul asistentei.

De la ea am mers la o mini-clinica, cu doi medici si o asistenta, ce functiona ca SRL si nu ca un Cabinet Medical Individual. Am platit onorariul cu cardul pentru consultatie si am primit bon fiscal. Am primit toate documentele intr-o mapa personalizata, cu toate datele de contact, pe care am gasit-o usor atunci cand a trebuit sa ma reprogramez. M-am simtit altfel tratata si respectata, chiar daca actul medical a fost impecabil in ambele cazuri si tariful similar.

Iata sfaturile mele catre doamna doctor X, in speranta in care te regasesti  si tu in aceeasi situatie:

  • Factura/chitanta/biletul de trimitere sau scrisoarea medicala sunt marketing. Daca iti doresti ca pacientul tau sa revina la tine, personalizeaza-ti aceste documente cu toate datele de contact necesare.
  • Incaseaza banii inainte de consultatie, s-ar putea sa dai vesti mai putin placute, iar pacientul sa plece bulversat, fara sa apuce sa plateasca.
  • Fa orice sa iei usor si repede banii de la pacient. Instaleaza un POS pentru plata cu cardul, chiar daca nu ai depasit cifra de afaceri de 50.000 euro si nu este obligatoriu in cazul cabinetului tau, te va salva de momente stanjenitoare.
  • Scrie citet si clar, chiar daca esti medic si ai scrisul urat. Sau si mai indicat ar fi sa instalezi o casa de marcat. Noile modele produse de Daisy Tech au design inovator, tastatură ergonomică și sunt foarte ușor de folosit. Vei emite bon fiscal din doua apasari pe butoane, iar contabilul tau va fi fericit cand iti va intocmi situatiile din două motive: pentru ca, in sfarsit, iti va descifra scrisul și, în plus, exportul fișierelor .xml va fi foarte ușor de făcut, fie utilizând un suport de stocare extern, fie prin intermediul computerului sau chiar al telefonului mobil, în funcție de modelul de casă de marcat ales.
  • Trateaza-ti pacientii ca pe clienti si incearca sa le faci viata usoara, chiar daca ai studiat medicina si nu stii mai nimic despre vanzari, marketing, recrutare sau contabilitate. Cabinetul tau este un business si trebuie tratat ca atare.

Vorbesc din experienta mea, posesoare a unei profesii liberale, scoala nu m-a pregatit pentru economia de piata, eu stiam doar sa adun cifre si sa cer hartii. Viata mi-a aratat ca nu este suficient si ca trebuie sa cunosc toate aspectele conducerii unei afaceri, fie ea mare sau mica.

Am scris aici despre reticenta mea monumentala in a instala un POS de incasat cu cardul, chiar daca legea ma obliga, am descoperit ca este un mare avantaj, acela de a usura viata clientilor si a incasa banii cat mai repede si simplu.

Am mai recomandat casa de marcat in cazul unui ONG, pentru a ii usura activitatea, iar acest exemplu il gasesti aici. Pana la urma ar trebui sa folosim tehnologia in avantajul nostru, sa ne simplificăm activitatea, pentru ca suntem in mileniul 3 si clar ca ar fi pacat sa iti perzi timpul completand chitante, in loc sa apesi doua butoane pe un dispozitiv. Eu am ales casele de marcat Daisy pentru că au functionalitati de top: wi-fi, bluetooth, GPRS, dar si o interfata foarte prietenoasa.

Stiu ca pare infricosator, insa te descurci tu cu stetoscopul sau tensiometrul, crede-ma ca o casa de marcat e… margareta la ureche pentru tine.

Foto credit: Valentina Saygo

Distribuie Aceasta Postare